Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip aktif di Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa Universitas Indonesia sebagai suatu sistem yang terus berlanjut. Tujuan dari penelitian ini untuk menjelaskan proses pengelolaan arsip aktif yang dilakukan di Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI dimulai dari proses penciptaan hingga penyusutan dengan juga melihat pandangan pegawai terhadap arsip. Metode studi kasus dilakukan dengan wawancara terhadap enam orang petugas yang terkait dengan pengelolaan arsip aktif Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI serta satu orang asriparis kantor arsip UI, observasi dan analisis dokumen. Hasil penelitian menunjukan bahwa dalam pengelolaan arsip aktif, pengelola perlu mengacu pedoman arsip organisasi terhadap semua jenis arsip yang berada dalam pengelolaan demi terciptanya tertib arsip organisasi. Pengelolaan arsip aktif Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI berlangsung sejak penciptaan hingga penyimpanan sedangkan penyusutan dilakukan dengan pemindahan arsip namun hanya ke ruang lain bukan ke unit kearsipan atau pusat rekod. Penciptaan arsip sudah dilakukan menggunakan tata naskah dinas yang berlaku namun dalam tahap ini belum dilakukan pengindeksan. Pengelompokan arsip dalam hal penyimpanan masih hanya sebatas pengelompokan surat masuk dan surat keluar yang diurutkan per bulan. Subdit kesma belum membuat daftar arsip aktif. Kondisi ini kemudian berdampak pada tidak bisanya arsip yang sudah memasuki masa inaktif dan yang sudah habis masa retensi inaktifnya untuk dapat dipindahkan ke kantor arsip UI. Dalam melakukan pengelolaan arsip pegawai juga masih mengikuti kebiasaan yang diwariskan dari generasi sebelumnya.

---

This study discusses about active records management on the University of Indonesias Sub Directorate of Student Welfare as a system that continues. The purpose of this study is to explain the process of managing active records carried out on the University of Indonesias Sub Directorate of Student Welfare starting from the creation to disposition process by also looking at the views of employees on the records. The case study method was conducted by interviewing six officers related to the management of active records of the UIs Sub Directorate of Student Welfare and one archivist on UIs archive office, observation and study documents. The results of the study show that in active records management, managers need to refer to the organizations records guidelines for all types of records that are in management for the sake of the creation of orderly records of the organization. Active records management on UIs Sub-Directorate of Student Welfare lasts from creation to storage while disposition is done by transferring files but only to other spaces, not to the records center. The creation of records has been carried out using the official scripts that are in force but in this stage, indexing has not been done. Records grouping in terms of storage is still limited to grouping incoming mailings and outgoing mailings sorted monthly. UIs Sub Directorate of Student Welfare has not created an active records list yet. This condition then results in not being able to move the records that have entered its inactive period and those whose inactive retention period has expired to be transferred to the UIs records center. In managing records, employees also still follow habits inherited from previous generations."

"Setiap individu menghasilkan arsip dalam kehidupan sehari-sehari, baik dalam bentuk fisik maupun digital. Pengelolaan arsip digital pribadi sangat penting untuk dilakukan demi menjaga informasi dapat tetap diakses. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi proses pengelolaan arsip digital pribadi serta tantangan yang dihadapi oleh mahasiswa Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia. Menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus oleh mahasiswa MRA yang aktif melakukan Personal Digital Archiving (PDA). Hasil penelitian menunjukkan bahwa mahasiswa telah menerapkan langkah-langkah PDA seperti pengumpulan, penilaian, pendeskripsian, penyimpanan, dan pemeliharaan arsip digital pribadi mereka dengan efektif. Layanan cloud seperti Google Drive, OneDrive, iCloud, dan Dropbox digunakan untuk memudahkan penyimpanan dan backup data. Namun, mahasiswa menghadapi tantangan seperti kurangnya disiplin dalam backup rutin dan kekhawatiran terhadap keamanan data. Penelitian ini menekankan pentingnya mempelajari teknologi dalam pengelolaan arsip digital pribadi untuk memastikan aksesibilitas dan keamanan jangka panjang.

---

Every individual generates records in their daily life, both in physical and digital forms. Personal digital archiving is crucial to ensure that information remains accessible. This study aims to identify the personal digital archiving processes and the challenges faced by students of the Records and Archives Management program at the University of Indonesia. Using a qualitative method with a case study approach, this research focuses on Personal Digital Archiving (PDA) by Records and Archives Management students. The results show that students have effectively implemented PDA steps such as find, select, describe, storage, and manage of their digital archive. Cloud services like Google Drive, OneDrive, iCloud, and Dropbox are utilized to facilitate data storage and backup. However, students face challenges such as a lack of discipline in routine backups and concerns about data security. This study emphasizes the importance of learning technologies in managing personal digital records to ensure long-term accessibility and security."

"Pengelolaan arsip dinamis yang efektif menjadi aspek vital dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan, terutama di sektor asuransi yang sarat akan dokumen administrasi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang skema metadata untuk daftar arsip dinamis di PT PertaLife Insurance guna meningkatkan efisiensi temu kembali informasi. Dengan pendekatan kualitatif dan metode studi kasus, data diperoleh melalui wawancara, observasi, serta analisis dokumen internal perusahaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa format daftar arsip yang digunakan selama ini belum memenuhi standar nasional kearsipan, karena minimnya elemen metadata yang mampu merepresentasikan konteks dan isi arsip secara akurat. Oleh karena itu, peneliti merancang struktur metadata yang mencakup elemen penting seperti kode klasifikasi, unit pengolah, kurun waktu, uraian masalah, media arsip, serta status penggunaan. Rancangan ini terbagi dalam tiga format utama: daftar berkas arsip, daftar isi berkas, dan daftar arsip inaktif. Uji implementasi menunjukkan peningkatan signifikan pada kecepatan dan akurasi temu kembali arsip. Penelitian ini menyimpulkan bahwa penerapan skema metadata yang sistematis dapat menjadi solusi strategis dalam optimalisasi sistem kearsipan manual maupun digital di lingkungan organisasi.

---

Effective management of dynamic records is a crucial component in supporting smooth operational processes, especially in document-intensive industries such as insurance. This study aims to design a metadata scheme for dynamic records lists at PT PertaLife Insurance to enhance the efficiency of information retrieval. Using a qualitative approach and case study method, data were collected through interviews, observations, and internal document analysis. The findings indicate that the existing record listing format does not fully comply with national archival standards due to the lack of metadata elements that accurately represent the context and content of records. Therefore, the researcher designed a metadata structure that includes key elements such as classification codes, record-creating units, time spans, content descriptions, media types, and usage status. The proposed scheme consists of three main formats: file list, file content list, and inactive records list. Implementation testing demonstrated a significant improvement in the speed and accuracy of record retrieval. This study concludes that applying a systematic metadata scheme offers a strategic solution for optimizing both manual and digital recordkeeping systems within the organization."

"Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor utama penyebab kelembaban pada records center milik Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Pasar Jaya serta memberikan rekomendasi strategi mitigasi risiko kelembaban. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif dengan metode kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi, dan studi pustaka. Teknik wawancara yang digunakan adalah semi terstruktur. Hasil penelitian menunjukkan bahwa lokasi records center yang kurang memenuhi standar minimal, ventilasi yang minim, kondisi fisik gedung yang kurang baik, serta pengelolaan kelembaban yang tidak konsisten menjadi penyebab utama tingginya kelembaban pada ruang penyimpanan arsip. Berdasarkan temuan tersebut, disarankan penerapan sistem pengendalian kelembaban yang lebih efektif, peningkatan ventilasi, pelatihan staf pengelola arsip, penataan ulang ruang penyimpanan sesuai standar ANRI, serta relokasi ruang penyimpanan arsip jika memungkinkan. Dengan upaya mitigasi ini, diharapkan kelestarian arsip dapat terjaga dan kerusakan akibat kelembaban dapat diminimalisir.

---

This study aims to identify the main factors causing humidity in the records center of Perusahaan Umum Daerah (Perumda) Pasar Jaya and to provide recommendations for humidity risk mitigation strategies. This research employs a descriptive approach using qualitative methods. Data collection techniques include interviews, observation, and literature review. The interviews were conducted using a semi-structured format. The findings indicate that the primary causes of excessive humidity in the archival storage area include the substandard location of the records center, inadequate ventilation, poor building infrastructure, and inconsistent humidity control management. Based on these findings, several recommendations are proposed the implementation of a more effective humidity control system, improvement of ventilation, staff training for archival management, reorganization of the storage area in accordance with ANRI standards, and relocation of the records center to a more suitable location, if feasible. Through these mitigation efforts, it is expected that the preservation of archives can be ensured and damage due to humidity can be minimized."

"Penelitian ini membahas skema klasifikasi yang ada di Kementerian Keuangan Republik Indonesia, yang bertujuan untuk menganalisis proses penyusunan skema klasifikasi dan mendeskripsikan penerapan skema klasifikasi di Subbagian Arsip dan Dokumentasi. Skema klasifikasi merupakan elemen penting yang mendasari interpretasi rekod di dalam organisasi dan diperlukan untuk memudahkan capture, temu kembali, pemeliharaan dan penyusutan rekod. Skema klasifikasi juga harus dapat mengikuti perubahan yang ada di dalam organisasi. Masalah yang diangkat pada penelitian kali ini adalah bagaimana penyusunan skema klasifikasi dan pengaruh perubahan struktur organisasi terhadap skema klasifikasi yang ada. Metode yang digunakan pada penelitian ini ialah metode kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti ialah observasi dan wawancara. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa adanya perubahan struktur organisasi memberikan dampak pada skema klasifikasi, jika ada penambahan fungsi baru dalam organisasi. Hingga saat ini, lingkungan Kementerian Keuangan masih menggunakan skema klasifikasi yang sama padahal sudah ada beberapa fungsi baru yang tidak terakomodir di dalam skema tersebut.

---

Classification schemes are important elements underlying the interpretation of records within the organization. Classification schemes are needed to facilitate capture, retrieval, maintenance and disposal of records. Classification schemes must also be able to follow changes in the organization structure. The problem in this research is how the process of classification scheme and the implementation in in the Archive and Documentation Subdivision. The purpose of this study is to analyze the process of classification scheme and describing the practice or implementation of classification schemes in the Archive and Documentation Subdivision. The method used in this study is a qualitative method. Data collection techniques used by the researcher are observation and interviews. The result of this study indicates that the change in organizational structure does not have an impact on the classification scheme, but new functions have on the classification scheme. Until now, The Archive and Documentation Subdivision Office of  the Ministry of Finance environment still uses the same classification scheme even though there are already several new functions that are not accommodated in the scheme. The existing classification scheme must be updated so it can cover all function and activity in Ministry of Finance Republic of Indonesia."

"Unit Kearsipan FIB UI merupakan salah satu unit kearsipan yang mempunyai tugas dan kewajiban dalam mengawasi penyelenggaraan kearsipan. Pengelolaan arsip dinamis inaktif yang tepat akan menjamin keselamatan arip, menjaga informasi penting organisasi, dan mempermudah temu kembali arsip. Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan strategi Unit Kearsipan FIB UI dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif sebagai upaya menciptakan sarana temu kembali arsip yang efektif. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif deskriptif. Teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Informan dipilih menggunakan metode purposive sampling. Proses analisis data menggunakan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis inaktif di Unit Kearsipan FIB UI dimulai dari proses pemindahan, penataan dan penyimpanan, pelayanan arsip, dan pemusnahan arsip. Upaya dalam menciptakan sarana temu kembali telah dilakukan dengan memfokuskan penataan dan penyimpanan sesuai standar. Sarana temu kembali yang digunakan adalah daftar pencatatan arsip dalam bentuk digital. Namun, terdapat hambatan berupa pencatatan yang belum lengkap dan keterbatasan tempat penyimpanan. Diharapkan hambatan tersebut dapat menjadi acuan perbaikan untuk efektifitas temu kembali arsip.

---

FIB UI Archives Unit is an archival unit tasked with overseeing archives administration. Proper administration of inactive dynamic records ensures archive safety, protects critical organizational information, and facilitates archive retrieval. The purpose of this research is to outline the FIB UI Archives Unit's strategy for managing inactive dynamic archives in order to develop an effective archive retrieval service. A descriptive-qualitative research method was used for this study. Techniques for collecting data include observation, interviews, and documentation. Purposive sampling was used to identify informants. Data analysis involves the reduction of data, the display of data, and the making of conclusions. The results of the study show that the management of inactive dynamic archives at the FIB UI Archives Unit starts with the processes of moving, organizing, and storing archives, serving archives, and destroying archives. Efforts to develop a retrieval system have focused on standards and storage. The retrieval tool used is a list of archival records in digital form. However, there are obstacles in the form of incomplete records and limited storage space. It is hoped that these obstacles can be used as inspiration for future improvements to archive retrieval's effectiveness."

"Arsip merupakan sumber informasi dan berguna sebagai alat bukti dan dasar pengambil keputusan suatu organisasi sehingga perlu untuk dijaga keamanannya dari berbagai ancaman. Keamanan akses arsip di central file yang dimiliki oleh Biro Umum Kementerian Z mengalami ancaman dari fasilitas dan pedoman yang berlaku. Tujuan penelitian ini untuk mengidentifikasi pandangan pengolah arsip terhadap sistem klasifikasi dan keamanan akses arsip yang diterapkan di unit kerja Kementerian Z mencakup mekanisme, instrumen dan faktor-faktor yang memengaruhi penerapannya. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dilakukan dengan observasi, studi dokumen, dan wawancara kepada delapan arsiparis Kementerian Z dari berbagai jenjang jabatan arsiparis. Hasil dari penelitian ini adalah terdapat kelalaian arsiparis dan organisasi terhadap pengawasan arsip di central file Biro Umum Kementerian Z karena arsip dianggap penting namun hanya sebatas ucapan. Sarana prasarana sebagai penunjang pengelolaan keamanan arsip di central file belum sesuai dengan pedoman. Kelalaian arsiparis dan organisasi terhadap pengawasan arsip di central file serta sarana prasarana yang belum memadai menjadi penyebab adanya akses ke central file oleh pihak tidak berwenang. Terkait hal tersebut, diperlukan penerapan dan penguatan aturan-aturan yang mengatur mengenai akses ke arsip khususnya di central file serta melengkapi sarana prasarana sesuai dengan pedoman yang berlaku.

---

Archives are source of information as evidence and for decision-making of organization, thus it is necessary to protect from various threats. Archive access security in the central file of the General Bureau of Ministry Z is threatened due to inadequate facilities and guidelines. The purpose of this research is to identify the archivists views regarding the classification system and archive security implemented in the working units of Ministry Z, including the mechanisms, instruments, and factors that influence its implementation. The method used is case study with qualitative approach, and data was collected through observation, document study, and interviews with eight archivists from various levels of position in Ministry Z. The research results show negligence by archivists and the organization in supervising archives, archives are considered important but only as words. Facilities and infrastructure supporting for archive security in the central file do not fully align with existing guidelines. The negligence of archivists and the organization towards archive supervision in the central file, combined with inadequate facilities, causes unauthorized access to the central file. It is necessary to implement and strengthen government rules on archive access in central file and complete the facilities and infrastructure by existing guidelines."

"Perubahan budaya organisasi dalam pengelolaan arsip elektronik menjadi isu krusial dalam era digitalisasi. Sistem dan proses pengelolaan arsip elektronik yang berbeda pada setiap unit memicu penelitian untuk menjawab pertanyaan mengenai bagaimana perubahan budaya organisasi dalam pengelolaan arsip elektronik di Fakultas X Universitas XYZ. Penelitian ini bertujuan untuk mengeksplorasi perubahan budaya organisasi (proses, sistem, dan orang) di Fakultas X Universitas XYZ. Metodologi penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik wawancara dari periode 6 Maret-26 April 2024 terhadap staf dari Mandikma, Manum, WD1, DGBF dan Kearsipan. Hasil penelitian menemukan penggunaan sistem pengelolaan arsip elektronik di Fakultas X Universitas XYZ bervariasi. Unit Mandima dan Manum menggunakan sistem lebih efektif, sedangkan Unit WD1 dan DGBF menghadapi hambatan karena kurang berinteraksi dengan teknologi. Fakultas X Universitas XYZ telah mengambil langkah penting dalam perubahan budaya organisasi dengan peningkatan sistem, proses, dan kesiapan staf, meskipun beberapa hambatan terjadi karena sumber daya manusia dan penerapaan teknologi yang perlu diatasi. Dapat disimpulkan bahwa perubahan budaya organisasi dalam pengelolaan arsip elektronik di Fakultas X Universitas XYZ paling dipengaruhi oleh interaksi dan adaptasi staf terhadap teknologi informasi yang tercermin dari sifat keterbukaan terhadap perubahan, sikap inovatif dan kreatif, dan kemauan belajar untuk mengembangkan diri. Sehingga, mendukung proses dan sistem kearsipan secara efektif dan efisien.

---

Organizational culture change in electronic archival management is a crucial issue in the digital era. The differing systems and processes of electronic archival management across units at Faculty of X University XYZ prompted this study to explore how these cultural changes occur. This research aims to examine changes in processes, systems, and personnel. Using a qualitative approach with staff from the Mandikma, Manum, WD1, DGBF, and Archival Units. Findings reveal varying effectiveness in system usage: Mandikma and Manum Units use the system effectively, while WD1 and DGBF Units face challenges due to limited technological interaction. Faculty of X University XYZ has made significant strides in cultural change by improving systems, processes, and staff readiness, though some obstacles related to human resources and technology remain. In conclusion, the most significant factor in organizational culture change at Faculty of X University XYZ is staff readiness and adaptation to information technology, evidenced by their openness to change, innovation, creativity, and willingness to learn and develop, supporting effective and efficient archival processes and systems."

"Digitalisasi arsip telah menjadi kebutuhan utama dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan informasi di instansi pemerintahan. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok telah mengimplementasikan sistem pengelolaan arsip digital sebagai bagian dari modernisasi administrasi. Namun, keberhasilan implementasi sistem ini sangat bergantung pada tingkat kepuasan pengguna, khususnya staf yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip. Penelitian ini bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan staf terhadap sistem pengelolaan arsip digital serta mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhinya, seperti kemudahan penggunaan, kecepatan akses arsip, ketersediaan fitur pendukung, keandalan sistem, pelatihan, serta keamanan arsip digital. Penelitian ini menggunakan metode kuantitatif dengan pendekatan survei, di mana data dikumpulkan melalui kuesioner dengan skala Likert dan observasi langsung di lingkungan kerja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar staf merasa puas terhadap sistem pengelolaan arsip digital, terutama dalam aspek kemudahan penggunaan dan kecepatan akses arsip. Namun, beberapa kendala masih ditemukan, seperti keterbatasan pelatihan dan dukungan teknis yang belum optimal. Oleh karena itu, diperlukan peningkatan dalam hal penyediaan pelatihan berkala serta penguatan infrastruktur teknologi untuk meningkatkan stabilitas sistem. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan rekomendasi bagi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok dalam meningkatkan kualitas sistem arsip digital,serta menjadi referensi bagi instansi lain yang ingin mengimplementasikan sistem serupa

---

The digitization of archives has become a crucial necessity for enhancing efficiency and effectiveness in government information management. The Depok City Archives and Library Office has implemented a digital archival management system as part of administrative modernization. However, the success of this system's implementation highly depends on user satisfaction, particularly the staff responsible for archival management. This study aims to measure staff satisfaction with the digital archival management system and identify the factors influencing it, such as ease of use, archive access speed, availability of supporting features, system reliability, training, and digital archive security. This research employs a quantitative method with a survey approach, collecting data through Likert-scale questionnaires and direct workplace observations. The results indicate that most staff are satisfied with the digital archival management system, especially regarding ease of use and archive access speed. However, some challenges remain, such as limited training and suboptimal technical support. Therefore, improvements in providing regular training and strengthening technological infrastructure are needed to enhance system stability. This research is expected to provide recommendations for the Depok City Archives and Library Office to improve the quality of its digital archival system and serve as a reference for other institutions aiming to implement a similar system."

"ABSTRAKTesis ini membahas mengenai pengelolaan arsip musik Lokananta yang tidak saja dilakukan secara teknis, namun juga secara non teknis yang tercermin dari nilai budaya pengelola dalam mengelola arsip musik Lokananta sebagai memori kolektif Bangsa Indonesia.Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan pengelolaan arsip musik Lokananta yang merupakan produk budaya bangsa Indonesia serta nilai budaya pengelola dalam mengelola arsip musik ini.Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif studi kasus dengan metode pengambilan data observasi, dan wawancara.Hasil dari penelitian ini menggambarkan bahwa pengelolaan arsip musik secara fisik sudah dilakukan namun belum maksimal, kemudian nilai budaya pengelola yang terlihat adanya rasa memiliki (sense of belonging), nilai gotong royong, nilai tanggung jawab untuk mewariskan ke genarasi selanjutnya (legacy).Serta arsip musik merupakan sebuah ingatan bagi pencipta lagu, pengelola Lokananta serta masyarakat Indonesia.

---

ABSTRACTThis thesis discusses the management of the music archive Lokananta which not only done technically, but also non-technical which is reflected from the cultural values of managers in managing the Lokananta music archive as the collective memory of the Indonesian Nation. This study aims to describe the management of the music archive Lokananta which is a product of Indonesian culture and cultural values of managers in managing this music archive. This research uses qualitative approach of case study with observation data taking method, and interview. The results of this study illustrate that the physical management of music archives have been done but not maximum, then the value of cultural managers have a sense of belonging, the value of mutual cooperation, and the value of legacy. And then, the music archive is a memory for songwriter, Lokananta manager and Indonesian society."