Pengelolaan arsip dinamis yang efektif menjadi aspek vital dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan, terutama di sektor asuransi yang sarat akan dokumen administrasi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang skema metadata untuk daftar arsip dinamis di PT PertaLife Insurance guna meningkatkan efisiensi temu kembali informasi. Dengan pendekatan kualitatif dan metode studi kasus, data diperoleh melalui wawancara, observasi, serta analisis dokumen internal perusahaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa format daftar arsip yang digunakan selama ini belum memenuhi standar nasional kearsipan, karena minimnya elemen metadata yang mampu merepresentasikan konteks dan isi arsip secara akurat. Oleh karena itu, peneliti merancang struktur metadata yang mencakup elemen penting seperti kode klasifikasi, unit pengolah, kurun waktu, uraian masalah, media arsip, serta status penggunaan. Rancangan ini terbagi dalam tiga format utama: daftar berkas arsip, daftar isi berkas, dan daftar arsip inaktif. Uji implementasi menunjukkan peningkatan signifikan pada kecepatan dan akurasi temu kembali arsip. Penelitian ini menyimpulkan bahwa penerapan skema metadata yang sistematis dapat menjadi solusi strategis dalam optimalisasi sistem kearsipan manual maupun digital di lingkungan organisasi.

---

Effective management of dynamic records is a crucial component in supporting smooth operational processes, especially in document-intensive industries such as insurance. This study aims to design a metadata scheme for dynamic records lists at PT PertaLife Insurance to enhance the efficiency of information retrieval. Using a qualitative approach and case study method, data were collected through interviews, observations, and internal document analysis. The findings indicate that the existing record listing format does not fully comply with national archival standards due to the lack of metadata elements that accurately represent the context and content of records. Therefore, the researcher designed a metadata structure that includes key elements such as classification codes, record-creating units, time spans, content descriptions, media types, and usage status. The proposed scheme consists of three main formats: file list, file content list, and inactive records list. Implementation testing demonstrated a significant improvement in the speed and accuracy of record retrieval. This study concludes that applying a systematic metadata scheme offers a strategic solution for optimizing both manual and digital recordkeeping systems within the organization.