"Rumah sakit Fatmawati merupakan rumah sakit vertikal kelas B Pendidikan milik Departemen Kesehatan RI, merupakan rumah sakit rujukan untuk wilayah Jakarta Selatan. Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 117 tahun 2000, maka Rumah Sakit Fatmawati ditetapkan sebagai rumah sakit pemerintah dengan status Perusahaan Jawatan.
Rekam medis adalah salah satu sarana pendukung untuk pelayanan kesehatan pasien di rumah sakit, di mana penyelenggaraan rekam medis dimulai saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien mendapat pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta. Hasil dari pemantauan waktu pelayanan rekam medis terhadap 151 berkas rekam medis pasien menunjukan bahwa 95,4 % berkas rekam medis pasien berada di rak penyimpanan berkas rekam medis aktif, 2,6 % berkas rekam medis berada di rak penyimpanan berkas rekam medis in aktif, dan masing - masing 0,7 % berada di ruang rawat dan polildinik. Sedangkan pengembalian berkas rekam medis ke sub bagian rekam medis 61,6 % dilaksanakan setelah seluruh pasien selesai diperiksa oleh dokter, 22,5 % segera setelah pasien selesai diperiksa, dan 15,9 % dilakukan diluar jam kerja. Rata - rata waktu yang diperlukan untuk pelayanan rekam medis di Instalasi Rawat Jalan mulai dari pendaftaran sampai dengan berkas rekam medis diterima di poliklinik adalah 24,82 menit. Rata - rata waktu dari setiap tahapan kegiatan pelayanan rekam medis bervariasi, di mana lama waktu dari pendaftaran sampai persiapan rekam medis adalah 2,67 menit, lama waktu untuk pencatatan pada buku register adalah 3,89 menit, lama waktu untuk pengambilan kembali berkas rekam medis adalah 5,02 menit, lama waktu untuk pencatatan pada buku ekspedisi adalah 4,28 menit, lama waktu untuk penginiman berkas rekam medis adalah 5,42 menit, dan lama waktu penerimaan berkas rekam medis adalah 3,72 menit. Faktor - faktor yang berhubungan dengan kelancaran waktu pelayanan rekam medis antara lain persiapan berkas rekam medis, pencatatan pada buku register, penyeleksian berkas rekam medis per poliklinik pencatatan pada buku ekspedisi, kepadatan rak penyimpanan, keberadaan berkas rekam medis di ruang rawat, keberadaan berkas rekam medis di SMF, keberadaan berkas rekam medis di poliklinik jarak sub bagian rekam medic dengan ruang rawat, jarak sub bagian rekam medis dengan ruang penyimpanan berkas rekam medis in aktif jumlah pasien rawat pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani peminjaman apabila diperlukan untuk kepentingan pasien dan keperluan lainnya.
Dampak nyata dari terjadinya krisis ekonomi yang terjadi di Indonesia adanya peningkatan pengunjung di Instalasi Rawat Jalan pada tahun 2000 sebesar 35 % dibandingkan tahun 1999. Di mana rata - rata pengunjung per hari 1200 orang. Hal ini tentu saja merupakan suatu beban yang cukup berat bagi rumah sakit Fatmawati khususnya dalam hal penanganan berkas rekam medis pasien. Salah satu indikator mutu pelayanan pasien di rumah sakit Fatmawati adalah waktu tunggu pasien. Waktu tunggu pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan berkaitan erat dengan waktu pelayanan rekam medis. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran tentang waktu yang diperlukan untuk pelayanan rekam medic di Instalasi Rawat Jalan Di Rumah Sakit Fatmawati dan bagairnana persepsi pasien dan petugas kesehatan serta faktor - faktor apa yang berhubungan dengan waktu pelayanan rekam medis. Metodologi penelitian ini merupakan penelitian survey dengan pengamatan cross sectional. Pengumpulan data dilakukan dengan mempergunakan lembar formulir pemantauan waktu pelayanan rekam medis selama tiga hari dengan harapan jumlah sampel minimal yang diperlukan tercapai. Analisa yang digunakan adalah analisa univariat yaitu untuk melihat distnibusi variabel bebas dan variabel terikat. Dan analisa bivariat dengan menggunakan uji Pearson's Correlation untuk melihat hubungan waktu pelayanan rekam medis dengan persepsi pasien dan juga persepsi petugas kesehatan. Sedangkan untuk melihat perbedaan persepsi pasien dan persepasi petugas kesehatan terhadap waktu pelayanan rekam medic dilakukan uji statisti ?t sampel berhubungan? (t paired samples correlations) jalan, kerja sama petugas kesehatan dengan petugas rekam medis, ruang kerja petugas rekam medis menjadi satu dengan ruang penyimpanan berkas rekam medic.
Hasil uji statistik menunjukan bahwa semakin pendek waktu pelayanan rekam medis maka semakin baik persepsi pasien atas pelayanan rekam medis ( r = -0,112 dengan p = 0,000 ). Hal yang sama juga terjadi dengan persepsi petugas kesehatan, semakin pendek waktu pelayanan rekam medis ternyata semakin baik pula persepsi petugas kesehatan atas pelayanan rekam medis ( r = - 0,121 dengan p = 0,000 ). Jika persepsi pasien dibandingkan dengan persepsi petugas kesehatan, ternyata di antara keduanya ada perbedaan persepsi (t = 0,451 dengan p = 0,000 ). Maka hasil penelitian menyimpulkan bahwa rata - rata lama waktu pelayanan rekam medis adalah 24,82 menit. Semakin pendek waktu pelayanan rekam medis maka semakin baik persepsi pasien atas pelayanan rekam medis. Hal yang sama juga terjadi dengan persepsi petugas kesehatan, semakin pendek waktu pelayanan rekam medis ternyata semakin baik pula persepsi petugas kesehatan atas pelayanan rekam medis. Jika persepsi pasien dibandingkan dengan persepsi petugas kesehatan, ternyata di antara keduanya ada perbedaan persepsi.
Dengan diketahui rata-rata waktu pelayanan rekam medis di Instalasi Rawat Jalan, maka dapat dipakai sebagai dasar oleh manajemen rumah sakit Fatmawati untuk menetapkan suatu kebijakan tentang standar waktu pelayanan rekam medis di Instalasi Rawat Jalan.
The Fatmawati hospital is categorized as the B class hospital in vertical education owned by the Indonesian Health Department where the hospitals remarry for south Jakarta territory. This hospital has a capability to perform all kinds of specialist and sub specialist services.Medical record is a supporting tool for health services at this hospital. The performance of medical records begins since the acceptance of a patient in the hospital, continued with registering all patients? data during he gets medical services at the hospital, and finally handling filing in and filing out patient record. One of the impacts of the Indonesian economic crisis increased visitors in Outpatient Department in year 2000 about 35 % compared to 1999. The average visitor comes per day is about 1200 people. This situation absolutely makes a burden to the Fatmawati hospital specifically to the patient's medical record filling. One of the indicators of the patient service quality at Fatmawati Hospital is duration time of waiting for a patient. The waiting time is very connected to the medical record waiting time.The objectives of this research is to have a picture of time needed by the medical record at the Outpatient Department at Fatmawati Hospital, what is patient's and health official perceptions, and what factors are connected to the medical record services time. The methodology research used is survey using cross sectional descriptive. Data collecting used questioner forms that is based on patient's medical records taken for samples. Data collection took 3 days in July 2001. The data is analyzed by univariat to see the distribution of independent and dependent variables. Bivariant analysis uses Pearson's Correlation to see a correlation time services between patient's and health official perceptions. To see the differences patient's and health official's perceptions towards medical record services using "t paired samples correlation". The samples collected and analyzed in this research are 151 medical record's cards. The results of the univariat analysis shows that 95,4 % medical record's patient are at the filing selves of the active medical records, 2,6 % at the filing selves of inactive medical record, and 0,7 % at inpatient rooms and outpatient rooms. The return medical records to medical record department is 61,6 % after all patient services has finished to physical examination by doctors, 22,5% soon after a patient has finished to physical examination by doctor, and 15,9% return medical record after out of working time. Average time of medical record services on outpatient department at Fatmawati hospital is 24.82 minutes, It is distributed by 2.67 minutes for preparing medical records, 3.89 minutes for registration in registration books, 5.02 minutes for retrieving medical, 4.28 minutes for registration of expedition book, 5.42 minutes for sending medical record, and 3.72 minutes for receiving medical record by nurse at the polyclinic. The factors which are correlated with medical record services time are: preparing medical record, registration on registration and expedition book, selection of medical record by policlinic, the density of filing selves, the existing of medical record at inpatient and outpatient rooms, the existing medical record at doctor's office, the distance between medical record department with inpatient room and the filing selves of in active medical records, the sum outpatient per day, coordinating between health staff and medical record staff and the working room of medical record staff and file room medical record becomes one.The result from the bivariat analysis using Pearson correlation is to know how is the correlation between medical record services time to patient's and health official's perceptions, to show correlation coefficient ( r ) between - 0,112 and - 0,121 and p value = 0,000, means that the shorter medical record services time, the better the perceptions of patient's and the health officials' with patient's perceptions compared to health official?s perception, in fact that both has differences perceptions (t = 0.451 and 0.000). Conclusion of the research is that the average medical record services time on outpatient department at Fatmawati hospital is 24.82 minutes, if comparing with the average visitors per day about 1200 peoples, it shows that the shorter medical record services time will be the better patient perception on medical record services. And so the shorter medical record services time will be the better health official perception on medical record services. By knowing the average of medical recording services time, the management can make a policy to decide a standard of medical record services time on outpatient department at Fatmawati Hospital.Medical record linkage"
