Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"A well-designed records management policy for any modern organization is deemed as a key factor in the success of administration program on effectiveness and efficiency, which in turn can help its host organization to materialize its goals. The policy should include records creation standards, records usage, preservation, and retention, forms design, correspondence management, mail handling, and filing system. It also could be found in the policy the management of records center, the assessment of vital records, inactive records transfer procedures to records center and National Archives of Republic of Indonesia, and disposal program. Considering the importance of records management in an organization, a research has been conducted on this issue. There are two objectives to reach in this research. The first objectives is to find out the availability of records management policy in its relation to the principle of records life cycle, in supporting the administration function of FSUI. The second one is to forward a strategic planning on how to implement a standard records management policy which will cover mail handling, disposal, document classification, and retention schedule. The research which was conducted from July 2000 until July 2001 in the academic department of Faculty of Letters, University of Indonesia or FSUI for short, applied qualitative approach. Questionnaire based interviews and participants observation technique were used as data collecting method. The result shows that FSUI has not had a written policy on records management while its department has one. The absence of records management policy makes the education institution has no direction of keeping its records in professional manner whereas its department applied their self-style records management policy in a very limited understanding and capability due to the lack of traned staff."

"ABSTRAKPusat Rekod adalah sebagai tempat 'mink menj arr n kelangsungan hfdup rekod yang telah mensasuld Masa inaktfif, dan bertujuan untuk menghindari terjadinya penumpukan rekod pada unit - unit kerja, memudahkan pengawasan, dan untuk mendapatkan rekod vital serta dapat mengurangi biaya pemeliharaan dan perawatan. Sehubungan dengan hail tersebut, penelitian pada skripsi ini membahas tentang manajemen Pusat Rekod di lingkungan Pusat Rekod Fakultas Sastra UI dilihat dari segi kondisi fisiknya dan pengelolaan rekod dinamis inaktif. Tujuan skripsi ini adalah untuk memperoleh gambaran tentang Pusat Rekod yang dapat menunjang kelancaran tugas administrasi di lingkungan Fakultas, serta sejauhmana keberhasilan temu kembali informasi yang dibutuhkan oleh pengguna jasa irdormasi dapat berhasil diketemukan. Penelitian ini dengan menggunakan metode penelitian bersifat deskriptif. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara kepada petugas Pusat Rekod serta Penyebaran kuisioner yang dibagikan langsung kepada respanden yang pernah manggunakan jasa infornasi mellaui Pusat Rekod. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa Pusat Rekod dalam melakukan pelayanan temu kembali informasi keberhasilanmya hanya 29% dan yang naenjawab tklak berhasil diketemukan 36%. Faktor penghambat salah satunya adalah tidak semua unit kerja menyerahkan/memindahkan rekod-rekodnya ke Pusat Rekod Fakultas Sastra UI, serta dalam melakukan penyimpanan rekod dinamis Fakultas Sastra UI masih mangguakan sistem desentralisasi. Upaya yang harus dilakukan supaya Pusat Rekod Fakultas Sastra dapat berdaya guna seoptimal mungkin dengan cara melakukan mensosialisasikan Pusat Rekod ke setiap Unit kerja dan mempunyai program perpindahan yang baku. Fakultas Sastra hams menpunyai sistem prosedur penyimpanan yang baku, karena Fakultas Sastra UI adalah organisasi yang rentang tugasnya sangat luas/kompleks. Pembinaan sumberdaya manusia dibidang kearsipan untuk setiap unit kerja harus ditingkatkan, dengan melalui pendidikan dan latihan, kursus-kursus dan seminar.

---

"

"Penelitian yang dilakukan dalam rangka penyusunan tesis ini bertujuan untuk memperoleh gambaran tentang pelaksanaan sistem pengelolaan rekod di program studi terakreditasi 'A' di Universitas Indonesia dan membuat usulan mengenai model sistem pengelolaan rekod di program studi dan fakultas untuk dapat diterapkan oleh program studi yang masih terakreditasi 'B' atau 'C'. Variabel yang diteliti adalah sistem pengarahan/distribusi dan pemanfaatan, sistem pemeliharaan yang mencakup pengumpulan rekod, penyiapan pemberkasan, sistem pengelompokan, sistem penataan rekod, sarana penyimpanan, sistem temu balik, dan sistem penyusutannya. Penelitian dilaksanakan sejak bulan Desember 2001 sampai April 2002 di 11 program studi (50 persen) dari total 22 program studi di Universitas Indonesia yang telah terakreditasi 'A'.Data penelitian dikumpulkan dengan menggunakan metode wawancara dan pengamatan langsung. Wawancara dilakukan dengan Ketua/Sekretaris program studi atau dengan pejabat yang ditunjuk. Untuk mempermudah pengumpulan data, peneliti menggunakan pedoman wawancara dan pengamatan.Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1) jenis rekod yang terkumpul di program studi di fakultas yang hanya memiliki satu program studi, seperti program studi Psikologi di Fakultas Psikologi, lebih banyak daripada program studi di fakultas yang memiliki banyak program studi, seperti program studi Teknik Mesin di fakultas Teknik. 2) Program studi umumnya memahami rekod yang terkumpul sebagai Surat atau Arsip. 3) Penerapan sistem pengelolaan rekod aktif di program studi didasarkan pada jumlah staf yang ada bukan pada karakteristik program studi, seperti gedung yang terpencar. 4) Pengguna rekod korespondensi adalah pimpinan, staf administrasi dan staf pengajar, pengguna berkas rekod mahasiswa aktif adalah pimpinan program studi dan Pembimbing akademik, pengguna berkas rekod mahasiswa alumni adalah pimpinan program studi dan mahasiswa alumni, pengguna berkas rekod kepegawaian adalah pimpinan program studi dan staf administrasi serta staf pengajar, pengguna rekod skripsi adalah pimpinan program studi, staf pengajar, dan mahasiswa. Pengarahan rekod di program studi dilaksanakan secara berbeda-beda. 5) Pemeliharaan terhadap isi dan fisik rekod belum dilakukan secara baik, seperti tidak dilakukan pencatatan peminjaman, tidak dilakukan pemberkasan, pengelompokan, dan program studi terutama di fakultas yang memiliki banyak program studi kurang memperhatikan sarana untuk penyimpanan rekod. Penataan rekod korespondensi terutama belum dilakukan secara baik, kecuali penataan berkas rekod mahasiswa aktif, berkas rekod mahasiswa alumni serta berkas rekod kepegawaian. Akibatnya waktu yang diperlukan untuk menemu balik rekod korespondensi bergantung pada `kebaruan' rekod 6) Karena tidak ada Jadwal Retensi, maka penyusutan rekod didasarkan pada `pendapat pribadi' atau 'common sense' dan nilai `urgensi' rekod. Akibatnya penyusutan hanya dilakukan pada rekod korespondensi, bukan pada berkas rekod mahasiswa aktif dan berkas rekod mahasiswa alumni. Untuk memperbaiki sistem pengelolaan rekod ini, program studi terutama perlu untuk melaksanakan Program Pengelolaan Rekod.

---

Model of Records Management Systems: A Case Study of the Implementation of Records Management Systems in University of Indonesia's Departmental Studies Accredited 'A'.The objective of this study is to describe the implementation of record management system in University of Indonesia's departmental studies that are accredited `A' and to propose a model for the records management systems to be implemented by the school managers where the departmental studies are still accredited `B' or `C'. The study was carried out from December 2001 till April 2002.The study focused on the implementation of records management components excluding the creation stage: 1) the records collected in each departmental study, 2) the active records management; 3) the distribution system and use; 4) the maintenance system: content and physical maintenance including filing system, classification, arrangement or record storage and retrieval system of the records; and 5) the disposition system. The data collected in this study were gathered through direct interview and observation.The study found that: 1) the types of records collected in psychology, computer and law studies amount more than the records collected in the French Literature Department in the Humanities Studies, Physical Department in the Mathematical and Physical Science, Criminology, Communication, and International Relation Departments in Political and Social Sciences, and Mechanical, Gas and Energy, and Electronically Departments in the School of Engineering; 2) generally records are either perceived as letters or archives; 3) psychology, computer and law studies implement decentralization system in the management of active records, while department(s) in the School of Literature, Mathematics and Physics Science, Politics and Social Sciences, and the School of Engineering implement either decentralization or centralization system based on the number of administrative staff; 4) distribution of incoming and outgoing mails or correspondence records varies among departmental studies. Users of correspondence records are management team and teaching faculty, users of students records are management team and academic advisors, users of graduate records are management team and the graduates themselves, users of personnel records are management team, teaching faculty and administrative staffs, and users of `skripsi' or theses are management team and teaching faculty; 5) generally maintenance is badly done. None of the departments maintain records physically, only Psychology and French Literature studies file the records, there is no classification system, the arrangement of correspondence records are bad. Nevertheless, the arrangement of student and personnel records are generally good. As a result, the time required to retrieve correspondence records depends on the `new-ness' of the records being received or sent; and 6) disposition is badly treated. There is no retention schedule to guide the necessary steps taken after retention period of records expire so that disposition of records is based on the common sense of the administrative staff and urgency factors. To improve records management practices, the management team, either the dean or university rector, should implement a record management program."

"Tujuan penelitian ini adalah untuk (1) mengetahui pemahaman staf tentang penyusutan rekod dengan cara mengetahui pandangan dan pendapat staf tentang penyusutan dan pelaksanaannya di kedua biro serta Universitas Indonesia secara umum: (2) mengusulkan model pedoman .Jadwa/ Retensi Rekod (JRR) yang dapat diterapkan di bagian BAA dan BAK UI. Masukan terhadap usulan model dibutuhkan seiring dengan seberapajauh staf dapat memahami tentang penyusutan tersebut. Penelitian mulai dilaksanakan pada bulan September 2002 sampai dengan Desember 2003. Jenis penelitian dikatagorikan ke dalam pendekatan penelitian naturalistik atau penelitian kuatitatif. Topik penelitian ini adalah (I) penyusutan dalam manajemen rekod: (2) pembentukan model pedoman .Jadual Retensi. Penetapan informan dilakukan dengan cara snowball sampling atau sampel berantai. Inforraan berjumlah 6 orang terdiri atas staf di kedua biro dan kepala Biro Adntinistrasi Umum UI. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, penganuatan dan analisis dokumen. Berdasarkan hasil penelitian di lapangan terhadap pemahaman staf dan model Jadul Reteensi Rekod diperoleh bebarapa hal penting sebagai berikut a Dalann mengelola dan memanfaatkan arsip. informan melakukannya sesuai dengan keinginan masing-masing dikarenakan belum adanya pedoman dan juga tidak adanva pengarahan dan pimpinan di masing-masing unit dan tingkat unversitas...

---

The aims of this research are (1) to understand hov' staff comprehend process of record disposal; (2) to device a proposal of a retention schedule to be applied at Office of Academe Ad,ninislralive and 0J/ice of Student Athnini.v/ralivc, University o lndonesia. This research was carried out from September 2002 t.) December 2002. 'type of this research is categorized as naturalistic approach or better known as qualitative research. The topic of this research is record disposal in record management and the creation Record Retention Schedule. The informants were selected using a snowball sampling scheme. The number of informants are 7 (seven) people consisted of' bureau staffs and the head of the bureau. Data gathering for this research was conducted using interviews, observation and document analysis. the research concluded that there are several aspects concerning the university's stall' understandings of the active ustility and formulation model of Record Retention The managing and using archives, informants work by their own, because of u.la~ailahle procedures and undircction of' the head of unit and university's level, Informants undestand archive's function, but not related to peoples work. Effects of those are uncertain storage both record and archive: C, There are n.l record centre in uniersity's level. functioning as university's archive storage. Archie will be store on some places with the others..."

"This research is abaout the implementation of record manager?s role Engineering Faculty of Indonesian University (FTUI). It is qualitative approach with study case method to comprehend record management process at FTUI being conducted. The result shows that the roles of record manager are played by faculty secretary and general manager whom they both manage the record based on their knowledge and experiences. It shows also among the staff whom conducting the practical of record managing. The implementation of record manager?s role in managing Engineering Faculty of Indonesian University?s record comprehended as symbolic role. It means that structurally in UI record management is on faculty secretary but in fact record management done by general manager. Penelitian ini merupakan pelaksanaan peran rekor manajer Fakultas Teknik Universitas Indonesia (FTUI).Penelitian ini menggunakanpendekatan kualitatif dengan metode studi kasus untuk memahami proses manajemen catatan di FTUI sedang dilakukan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa peran manajer rekaman yang dimainkan oleh sekretaris fakultas dan general manager yang mereka berdua mengelola catatan berdasarkan pengetahuan dan pengalaman mereka. Ini menunjukkan juga di antara staf yang melakukan pengelolaan arsip. Pelaksanaan peran rekor manajer dalam mengelola Fakultas Teknik rekor Universitas Indonesia ini dipahami sebagai peran simbolis. Ini berarti bahwa secara struktural di UI catatan manajemen adalah pada sekretaris fakultas tapi dalam manajemen catatan sebenarnya dilakukan oleh general manager."

"Tujuan penelitian ini adalah untuk melaksanakan perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif yang memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan pada Pusat Rekod Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem pada penelitian ini adalah SDLC (Systems Development Life Cycle) yang pelaksanaannya terdiri dari beberapa tahap yaitu analisis terhadap sistem manajemen rekod inaktif di Pusat Rekod FIB UI berdasarkan investigasi awal yang dilanjutkan dengan penentuan persyaratan sistem yang akan dibangun, desain sistem otomasi manajemen rekod inaktif, perencanaan strategi implementasi untuk mcngubah sistem yang lama menjadi sistem otomasi yang baru dan perencanaan evaluasi guna mcmantau dan memberi nilai tambah bagi sistem yang telah diimplementasikan tersebut.Investigasi awal berupa studi kelayakan dilaksanakan dengan cara observasi studi literatur dan wawancara dengan berbagai pihak terkait. Selanjutnya dilakukan penyiapan spesifikasi yang rinci mengenai persyaratan yang dibutuhkan oleh Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif dengan memperhatikan situasi dan kondisi FIB UI serta landasan teori dalam mengembangkan sistem manajemen rekod. Tahap desain yang dilakukan meliputi desain awal (konseptual), pembuatan prototype, dan desain terinci (fisik). Model data dibuat dengan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity-Relationship Diagrams (ERD). Rencana strategi implementasi yang diusulkan adalah bertahap (phase-in strategy). Rencana evaluasi yang diusulkan adalah eksperimen menggunakan instrumen Kuesioner yang dilengkapi dengan Daftar Periksa (checklist) Kriteria Evaluasi.Tujuan penelitian ini adalah untuk melaksanakan perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif yang memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan pada Pusat Rekod Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem pada penelitian ini adalah SDLC (Systems Development Life Cycle) yang pelaksanaannya terdiri dari beberapa tahap yaitu analisis terhadap sistem manajemen rekod inaktif di Pusat Rekod FIB UI berdasarkan investigasi awal yang dilanjutkan dengan penentuan persyaratan sistem yang akan dibangun, desain sistem otomasi manajemen rekod inaktif, perencanaan strategi implementasi untuk mcngubah sistem yang lama menjadi sistem otomasi yang baru dan perencanaan evaluasi guna mcmantau dan memberi nilai tambah bagi sistem yang telah diimplementasikan tersebut.Investigasi awal berupa studi kelayakan dilaksanakan dengan cara observasi studi literatur dan wawancara dengan berbagai pihak terkait. Selanjutnya dilakukan penyiapan spesifikasi yang rinci mengenai persyaratan yang dibutuhkan oleh Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif dengan memperhatikan situasi dan kondisi FIB UI serta landasan teori dalam mengembangkan sistem manajemen rekod. Tahap desain yang dilakukan meliputi desain awal (konseptual), pembuatan prototype, dan desain terinci (fisik). Model data dibuat dengan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity-Relationship Diagrams (ERD). Rencana strategi implementasi yang diusulkan adalah bertahap (phase-in strategy). Rencana evaluasi yang diusulkan adalah eksperimen menggunakan instrumen Kuesioner yang dilengkapi dengan Daftar Periksa (checklist) Kriteria Evaluasi.

---

The purpose of this research is to design in-active records management automation system that applied requirements of records management systems and right to be implemented at Faculty of Humanities, University of Indonesia.

Systems development method in this research is SDLC (Systems Development We Cycle). It consists analysis phase that defining and investigating the problem of in-active records management systems at Faculty of Humanities, University of Indonesia, systems design phase, implementation strategy plan in which the new system is installed and put to use, system evaluation plan to identify its strengths and weaknesses and modify the system.

Preliminary investigation is to examine the Feasibility of systems development. Observation, document examination and interviews were used as data collection techniques. The second phase is requirements determination of in-active records management automation systems, in which the current situation of Faculty of Humanities Records Centre was studied and compared with theory of the records management systems development. Design phase has three steps: preliminary (conceptual) design. Prototyping, and detailed (physical) design. Data Flow Diagram (DFD) was used as data models in conceptual design, and Entity-Relationship Diagrams (ERD) was used in physical design. Proposed implementation strategy plan is phase-in strategy, and evaluation plan is experiment that use questionnaire with criteria of evaluation checklist."

"Tujuan penelitian ini, selain untuk mendeskripsikan kinesik sebagai penyerta bahasa dan melihat perbedaan kinesik yang dipergunakan oleh masing-masing obyek penelitian, juga untuk melihat fungsi kinesik dalam komunikasi verbal yang ada. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif, yaitu suatu metode penelitian yang dilakukan semata-mata berdasarkan pada fakta yang ada atau fenomena yang memang secara empiris hidup pada penutur-penuturnya. Adapun teori yang dipergunakan untuk membahas masalah dalam skripsi ini adalah teori yang diajukan oleh Birdwhistell (1970), Samarawikrama (1976), Scherer dan Wallbott (1985), Oka (1986)} dan Moth (1990). Dari pengamatan yang telah dilakukan, terlihat bahwa kinesik yang dipergunakan oleh keempat obyek penelitian, mempunyai persamaan dan perbedaan satu sama lain dan berfungsi menekankan, berlakuan, Serta menunjuk apa yang diujarkan. Walaupun demikian, terlihat juga adanya kinesik-kinesik yang lama sekali tidak berhubungan dengan ujaran."

"Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Indonesia (selanjutnya disingkat: FSUI) pada salah satu bagiannya menyimpan banyak sekali koleksi langka berupa naskah dari berbagai tempat, bahasa, waktu, dan isi. Menurut Katalog Induk Naskah Nusantara FSUI terdapat 2434 naskah yang tersimpan di FSUI. Dari sekian banyak naskah terdapat sekitar 16 buah naskah yang berisikan informasi tentang penyakit dan pengobatannya. Namun, setelah dipelajari dengan seksama ternyata dari keenambelas naskah tersebut hanya delapan naskah saja yang dapat dikaji secara mendalam. Adapun kedelapan naskah kuna nusantara koleksi Perpustakaan FSUI yang memuat informasi tentang penyakit itu adalah Naskah Jawa; Resep Jampi-Jampi Jawi (B.48/LL.41), Primbon Jawi (A.34.03/PR.24), Primbon (NR.366/PR.40), Primbon (NR.147/PR.84); Naskah Bali; Tenung Saptawara (LT.26I/PR.142), Usada Keling (LT.1771PR.144); Naskah Melayu/Primbon (NR.299/PR.62); dan Naskah Sunda; Jampe Jeung Elmu (A.34.04/PR.10). Permasalahan yang diajukan dalam penelitian ini adalah (a) jenis penyakit apa saja yang terdapat dalam naskah; (b) tumbuhan apa saja yang digunakan untuk mengobati suatu penyakit, dan (c) ramuan obat apa saja dan bagaimana cara mengolah obat tersebut untuk mengobati suatu penyakit. Untuk itu, langkah kerja yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut (1) mendata semua naskah yang memuat teks penyakit dan pengobatan dengan panduan katalog naskah beranotasi Katalog Induk Naskah-Naskah Nusantara Fakultas Sastra Universitas Indonesia jilid 3-A dan 3-B; (2) Identifikasi naskah terpilih yang memuat tentang penyakit dan cara pengobatannya; (3) alih aksara dan alih bahasa pada bagian-bagian tertentu yang memuat tentang penyakit, tanaman obat, dan cara pengobatannya. Khusus untuk alih aksara menggunakan metode standar; (4) identifikasi tanaman obat, jenis penyakit, dan ramuan obat yang dipergunakan dalam naskah. Dari naskah-naskah yang dikaji, berhasil diidentifikasi sejumlah penyakit, yaitu: 282 jenis penyakit diperoleh dalam naskah Jawa, 112 jenis penyakit pada naskah Bali, 118 jenis penyakit dalam naskah Malaya, dan hanya 1 jenis penyakit dalam naskah Sunda. Jenis penyakit yang paling banyak diketahui adalah gangguan sistem reproduksi, seksual dan penyakit seksual (76 jenis), kemudian gangguan sistem pencernaan (70 jenis), gangguan sistem syaraf (36 Janis), gangguan otot dan tulang (24 jenis), penyakit kulit (21 jenis), penyakit mata dan T.H.T (masing-masing 15 jenis), gangguan sistem pernafasan (14 jenis), deman dan terkena racun (masing-masing 13 jenis). Golongan penyakit lainnya kurang dari 10 jenis, seperti gangguan jantung dan pembuluh darah, gangguan hati dan empedu. Gangguan supranatural, gangguan sistem hormon dan lain-lain. Di luar golongan penyakit itu, cukup banyak penyakit yang belum atau tidak diketahui jenis penyakit. Sebagian dari penyakit yang tidak diketahui itu hanya disebutkan sebagai penyakit yang sulit disembuhkan. Sementara itu, dari tanaman obat yang terdapat dalam naskah-naskah yang dikaji berhasil diidentifikasi sebanyak 500 jenis tanaman obat diperoleh dari naskah Jawa, 219 jenis dari naskah Bali, 265 jenis dari naskah Melayu, dan 2 jenis dari naskah Sunda. Secara keseluruhan berhasil diidentifikasi jenis tanaman sebanyak 746 jenis, artinya sebagian di antaranya dikenal pada masing-masing naskah. Jenis tanaman yang hampir terdapat di semua naskah adalah: tanaman adas (7 naskah), asam, bawang merah, cabe, kelapa, kunyit, lada, lempuyang, pala, dan pinang (masing-masing 6 naskah), serta bawang putih, bengle, cengkih jintan hitam, kencur, dan sirih (masing-masing 5 naskah). Berdasarkan frekuensi terbanyak kemunculannya berturut-turut: bawang merah (115 kali), kunyit (106), adas (104), lada.(99), jintan hitam (90), bengle (79), bawang putih (76), ketumbar (72), pulosari (70), pala (64), dan mesayi (61). Sementara itu, fakta yang menarik bahwa terdapat kecenderungan "pasangan" tanaman obat yang digunakan dalam ramuan. Pasangan itu adalah: ketumbar-mungsi, delingo-bengle, adas-pulosari, dan jintan-mesayi. Berdasarkan cara pengolahan tanaman obat dan pengobatan suatu penyakit, diketahui terdapat berbagai macam cara, misalnya dipipis kemudian diborehkan/ ditapalkan dilumaskan diminum/dibedakan/dirajabbldiolekan/ditelan/diusap; direbus kemudian diminum/ diteteskan/ diusap; dibakar kemudian diborehkan/ dibedakkan/ diminum; dikunyah kemudian dioleskan/ disembur/ditelan/diusap; diulek kemudian ditapalkan/diminum/dibedakkan; dan diperas/diremas kemudian dioleskan/diminumkan."