Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"ABSTRAKPusat Rekod adalah sebagai tempat 'mink menj arr n kelangsungan hfdup rekod yang telah mensasuld Masa inaktfif, dan bertujuan untuk menghindari terjadinya penumpukan rekod pada unit - unit kerja, memudahkan pengawasan, dan untuk mendapatkan rekod vital serta dapat mengurangi biaya pemeliharaan dan perawatan. Sehubungan dengan hail tersebut, penelitian pada skripsi ini membahas tentang manajemen Pusat Rekod di lingkungan Pusat Rekod Fakultas Sastra UI dilihat dari segi kondisi fisiknya dan pengelolaan rekod dinamis inaktif. Tujuan skripsi ini adalah untuk memperoleh gambaran tentang Pusat Rekod yang dapat menunjang kelancaran tugas administrasi di lingkungan Fakultas, serta sejauhmana keberhasilan temu kembali informasi yang dibutuhkan oleh pengguna jasa irdormasi dapat berhasil diketemukan. Penelitian ini dengan menggunakan metode penelitian bersifat deskriptif. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara kepada petugas Pusat Rekod serta Penyebaran kuisioner yang dibagikan langsung kepada respanden yang pernah manggunakan jasa infornasi mellaui Pusat Rekod. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa Pusat Rekod dalam melakukan pelayanan temu kembali informasi keberhasilanmya hanya 29% dan yang naenjawab tklak berhasil diketemukan 36%. Faktor penghambat salah satunya adalah tidak semua unit kerja menyerahkan/memindahkan rekod-rekodnya ke Pusat Rekod Fakultas Sastra UI, serta dalam melakukan penyimpanan rekod dinamis Fakultas Sastra UI masih mangguakan sistem desentralisasi. Upaya yang harus dilakukan supaya Pusat Rekod Fakultas Sastra dapat berdaya guna seoptimal mungkin dengan cara melakukan mensosialisasikan Pusat Rekod ke setiap Unit kerja dan mempunyai program perpindahan yang baku. Fakultas Sastra hams menpunyai sistem prosedur penyimpanan yang baku, karena Fakultas Sastra UI adalah organisasi yang rentang tugasnya sangat luas/kompleks. Pembinaan sumberdaya manusia dibidang kearsipan untuk setiap unit kerja harus ditingkatkan, dengan melalui pendidikan dan latihan, kursus-kursus dan seminar.

---

"

"Tujuan penelitian ini adalah untuk melaksanakan perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif yang memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan pada Pusat Rekod Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem pada penelitian ini adalah SDLC (Systems Development Life Cycle) yang pelaksanaannya terdiri dari beberapa tahap yaitu analisis terhadap sistem manajemen rekod inaktif di Pusat Rekod FIB UI berdasarkan investigasi awal yang dilanjutkan dengan penentuan persyaratan sistem yang akan dibangun, desain sistem otomasi manajemen rekod inaktif, perencanaan strategi implementasi untuk mcngubah sistem yang lama menjadi sistem otomasi yang baru dan perencanaan evaluasi guna mcmantau dan memberi nilai tambah bagi sistem yang telah diimplementasikan tersebut.Investigasi awal berupa studi kelayakan dilaksanakan dengan cara observasi studi literatur dan wawancara dengan berbagai pihak terkait. Selanjutnya dilakukan penyiapan spesifikasi yang rinci mengenai persyaratan yang dibutuhkan oleh Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif dengan memperhatikan situasi dan kondisi FIB UI serta landasan teori dalam mengembangkan sistem manajemen rekod. Tahap desain yang dilakukan meliputi desain awal (konseptual), pembuatan prototype, dan desain terinci (fisik). Model data dibuat dengan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity-Relationship Diagrams (ERD). Rencana strategi implementasi yang diusulkan adalah bertahap (phase-in strategy). Rencana evaluasi yang diusulkan adalah eksperimen menggunakan instrumen Kuesioner yang dilengkapi dengan Daftar Periksa (checklist) Kriteria Evaluasi.Tujuan penelitian ini adalah untuk melaksanakan perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif yang memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan pada Pusat Rekod Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem pada penelitian ini adalah SDLC (Systems Development Life Cycle) yang pelaksanaannya terdiri dari beberapa tahap yaitu analisis terhadap sistem manajemen rekod inaktif di Pusat Rekod FIB UI berdasarkan investigasi awal yang dilanjutkan dengan penentuan persyaratan sistem yang akan dibangun, desain sistem otomasi manajemen rekod inaktif, perencanaan strategi implementasi untuk mcngubah sistem yang lama menjadi sistem otomasi yang baru dan perencanaan evaluasi guna mcmantau dan memberi nilai tambah bagi sistem yang telah diimplementasikan tersebut.Investigasi awal berupa studi kelayakan dilaksanakan dengan cara observasi studi literatur dan wawancara dengan berbagai pihak terkait. Selanjutnya dilakukan penyiapan spesifikasi yang rinci mengenai persyaratan yang dibutuhkan oleh Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif dengan memperhatikan situasi dan kondisi FIB UI serta landasan teori dalam mengembangkan sistem manajemen rekod. Tahap desain yang dilakukan meliputi desain awal (konseptual), pembuatan prototype, dan desain terinci (fisik). Model data dibuat dengan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity-Relationship Diagrams (ERD). Rencana strategi implementasi yang diusulkan adalah bertahap (phase-in strategy). Rencana evaluasi yang diusulkan adalah eksperimen menggunakan instrumen Kuesioner yang dilengkapi dengan Daftar Periksa (checklist) Kriteria Evaluasi.

---

The purpose of this research is to design in-active records management automation system that applied requirements of records management systems and right to be implemented at Faculty of Humanities, University of Indonesia.

Systems development method in this research is SDLC (Systems Development We Cycle). It consists analysis phase that defining and investigating the problem of in-active records management systems at Faculty of Humanities, University of Indonesia, systems design phase, implementation strategy plan in which the new system is installed and put to use, system evaluation plan to identify its strengths and weaknesses and modify the system.

Preliminary investigation is to examine the Feasibility of systems development. Observation, document examination and interviews were used as data collection techniques. The second phase is requirements determination of in-active records management automation systems, in which the current situation of Faculty of Humanities Records Centre was studied and compared with theory of the records management systems development. Design phase has three steps: preliminary (conceptual) design. Prototyping, and detailed (physical) design. Data Flow Diagram (DFD) was used as data models in conceptual design, and Entity-Relationship Diagrams (ERD) was used in physical design. Proposed implementation strategy plan is phase-in strategy, and evaluation plan is experiment that use questionnaire with criteria of evaluation checklist."

"Selama tahun 1971 hingga 2001, sejumlah undang-undang dan kebijakan di bidangkearsipan dan manajemen rekod telah dikeluarkan dan ditempuh oleh Pemerintah Indonesiadan pihak yang berwenang, Sementara itu, perusahaan BUMN pun mengalami berbagaiperubahan, baik perubahan internal maupun eksternal. Perubahan-perubahan tersebutsedikit banyak mempengaruhi mannjemen rekod in-aktif dan Pusat Rekod di lingkunganperusahaan BUMN.Penelitian ini bertujuan untuk : (1) mengeksplorasi manajemen rekod in-aktif danPusat Rekod Perusahaan di lingkungan perusahaan BUMN; (2) mengidentifikasi ciri-cirimanajemen rekod in-aktif di lingkungan perusahaan BUMN (3) memberikan masukankepada perusahaan untuk peningkatan kualitas dan pengembangan manajemen rekod in-aktifdan Pusat Rekod Perusahaan; dan (4) menambah khasanah karya tulis dan pengembanganbidang ilmu manajemen rekod dan kearsipan.Subyek penelitian dari penelitian ini adalah perusahaan BUMN yang bergerak dibidang keuangan non-bank dan jasa konstruksi; logistik dan pariwisata; pertambangan,industri strategis, energi dan telekomunikasi; agro industri, kehutanan, dan kertas-percetakan-penerbitan. Obyek penelitiannya adalah manajemen rekod in-aktif dan PusatRekod Perusahaan.Penelitian ini merupakan penelitian terapan dan sekaligus juga merupakanpenelitian lapangan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode survei-deskriptif;sedangkan disain penelitian yang digunakan adalah cross-sectional surveys. Karena jumlahanggota populasi hanya 144, maka semua anggota populasi dijadikan sebagai anggotasampel ( sampel jenuh ). Metode pengumpulan data yang digmakan adalah studi literasiuntuk data sekunder dan penyebaran kuesioner untuk data primer. Jenis kuesioner yangdigunakan adalah kuesioner tertutup. Analisis data menggunakan statistik deskriptif yangdisajikan dalarn bentuk tabel persentase.Dari hasil penelitian ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut ; (1) Perusahaanmemberikan dukungan yang diperlukan bagi pengembangan managemen rekod in-aktif danPusat Rekod Perusahaan dalam bentuk keputusan, dana, proses evaluasi dan revisi, danpembentukan Pedoman Kerja Managemen Rekod In-Aktif, (2) Perusahaan masih perlu terusmeningkatkan pengembangan manajemen rekod in-aktif dan Pusat Rekod Perusahaan yangsudah ada (3) manajemen rekod in-aktif di lingkungan perusahaan BUMN memiliki 8 ciri,yaitu : a). sentralisasi pengelolaan dan penyimpanan rekod in-aktif, b). manajemen rekodin-aktif merupakan bagian integral perusahaan; c) Tujuan netralisasi adalah kemudahanproses penelusuran dan temu kembali rekod in-aktif perusahaan; d). Pusat penyimpananrekod in-aktif merupakan tujuan dari manajemen rekod in-aktif perusahaan; e). adanyaPanduan Kerja Manajemen Rekod In-Aktif f). pola bottom-no dalam rekrutmen staf, g).bentuk Pusat Rekod Perusahaan adalah in-house records centre; dan h). tingkatkemampuam staf lebih menampakkan technical skill.Dari penelitian ini dihasilkan sebuah check list sederhana yang dapat digunakanuntuk mengevaluasi Pusat Rekod Perusahaan yang ada dan pengembangannya.

---

AbstractSince 1971 until 2001, the Government of Indonesia has produced some laws andregulations in archives and records management. At the same time, State OwnedCompanies ( BUMN ) has changed internally and externally. The changes automaticallyinfluence the State Owned Companies? in-active records management.This research has its purpose : 1). to explore the situation of State OwnedCompanies ( BUMN ) conceming their in-active records management and of their recordscentre; 2). to identify the special characteristics of the in-active records management withinthe State Owned Companies; and 3). to give input to those companies, in order to promoteand develop the qualities of their in-active records management and the set up of theirrecords centre; and 4). to add some new literature on the subject of records science.The subjects of this research are State Owned Companies in diferent businesses,like : non-banking financial enterprise and construction service; logistic and tourism;mining - strategic industry - energy and telecommimications; agrarian industry, forestry,printing and publishing. The object of this research is the in-active records managementand company?s records centre.This research is an applied research and at the same time a field study. Theresearch's method used here is the descriptive - survey method., using the design of cross-sectional survey. Because the sum of the population?s members are only 144, thenpopulation are regarded as samples (total sampling). The method of data collecting is byliterature reading for secondary data and by circulating questionnaires for primary data.The questionnaires used are closed-questionnaires. The data analysis takes the form ofdescriptive - statistic method, expressed in table of percentage.From the results of this research some conclusions can be drawn : 1). thecompanies the necessary support for developing in-active records management andcompany?s records centre, by way of their decision, funds, evaluation and revision, and bygiving out work guidance for in-active records build up; 2) however companies need tostep up their efforts for the better of the existing in-active records management andcompany?s records centre; and 3) the in-active records management within State OwnedCompanies have the following 8 characteristics : a). the use of centralization; b). in-activerecords management form an integral part ofthe company; c). centralization to facilitate there-finding and the retrieving of the records; d). the function of the in-active recordsmanagement is towards the setting up of a records centre of the company; e). the guidancebook for in-active records management given out by the company is followed strictly; 1).staff recruitment follows the ? bottom-up ? principle; g). the records centre takes the formof ? in-house records centre ?; and h). the staff's competence is mostly still at ? technicalskill ? level.From this research, we are able to provide a simple checklist, which can be usedto evaluate the existing records centre and how to develop it."

"Pengelolaan rekod mahasiswa sangat luas, mulai dari rekod mahasiswa melamar/ mendaftar pada unit pengolahan rekod aktif hingga lulus dari perguruan tinggi. Mulai dari penciptaan sampai ke transfer rekod inaktif ke pusat rekod. Di lain pihak, saat ini di Universitas Negeri Jakarta (UNJ) belum ada standar pedoman untuk pemberkasan dan penyimpanan rekod mahasiswa sehingga belum ada keseragaman dalam pemberkasan dan penyimpanan rekod mahasiswa. Sehubungan hal tersebut, penelitian ini mengkaji sistem pemberkasan dan penyimpanan rekod aktif mahasiswa serta aspek-aspek yang terkait dengan kegiatan ini.Adapun tujuan dari penelitian ini adalah (1) menganalisa fungsi dan tugas Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK)-UNJ berdasarkan sistem yuridis operasional lembaga; (2) membuat pola klasifikasi sesuai dengan fungsi dan misi institusi; (3) mendesain model sistem pemberkasan dan penyimpanan rekod aktif mahaiswa baik informasil intelektual maupun fisiknya.Penelitian yang dilakukan di BAAK UNJ ini merupakan penelitian analisis fungsi dari undang-undang, peraturan pemerintah dan keputusan menteri yang menganalisis masalah administrasi akademik dan kemahasiswaan serta institusi Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. Penelitian ini dilakukan untuk menyempumakan atau meningkatkan sistem pemberkasan dan penyimpanan rekod mahasiswa di UNJ dengan mendesain rancangan sistem pemberkasan dan penyimpanan rekod mahasiswa. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara menganalisis fungsi dan tugas organisasi BAAK.Hasil penelitian merupakan rancangan pola klasifikasi, rancangan sistem pemberkasan dan kebijakan sistem pemeliharaan rekod aktif mahasiswa di BAAK - UNJ.

---

Design and Development Management System of Central File of Student Record in the College: Case Study in UNJManagement of student record is very wide, starting from student record to apply for / register at process unit of record active till graduate from college. Starting from creation to transfer record active to center of record. On the other hand, this time in University State of Jakarta (UNJ) has not standard records center / guidance for storage and conservation of student record. Due to the mentioned, this research study the filing system and storing of active record of student and also aspects which related to this activity.

Purpose of this research is (1) analyzing Bureau Administration duty and function of Academic and Student (BAAK)-UNJ pursuant to system of juridical institute operational; (2) making classification pattern according to institution mission and function; (3) design model filing system and storing of active record as well as student information I intellectual and his physical. Conducted research in this BAAK UNJ is a research of function analysis of code, government regulations and minister decree who analyzing administrative affair of academic student and also Bureau institution of Administration Academic and Student.

This Research is conducted to complete or improve filing system and storing of student record in UNJ with filing system device design and storing of student record. Technique of collecting data was conducted by analyzing organizational duty and function of BAAK. Result of research is classification pattern device, filing system device and conservation system policy of active record of student in BAAK UNJ."

"Proses pengawasannya dalam manajemen rekod meliputi registrasi, klasifikasi aktivitas bisnis, pengindeksan, dan penelusuran, Pengawasan rekod dalam suatu organisasi perlu ada. Mengingat proses ini merekam segala aktivitas bisnis organisasi yang pada gilirannya akan menjamin tersedianya bahan bukti dari transaksi (kegiatan yang berulang-ulang), adanya atribut yang menerangkan dan membantu dalam pencarian rekod karena sebuah rekod telah terintegasi ke dalam sebuah sistem perawatan dalam kerangka manajemen rekod.yang meliputi pengelompokan, penamaan, proteksi, pembatasan pengguna, dan penemuan kembali dengan cepat, tepat dan akurat, yang pada gilirannya pula akan tercapai efisiensi dan efektifitas dari segi biaya, waktu, dan tenaga suatu organisasi."

"Penelitian yang dilakukan dalam rangka penyusunan tesis ini bertujuan untuk memperoleh gambaran tentang pelaksanaan sistem pengelolaan rekod di program studi terakreditasi 'A' di Universitas Indonesia dan membuat usulan mengenai model sistem pengelolaan rekod di program studi dan fakultas untuk dapat diterapkan oleh program studi yang masih terakreditasi 'B' atau 'C'. Variabel yang diteliti adalah sistem pengarahan/distribusi dan pemanfaatan, sistem pemeliharaan yang mencakup pengumpulan rekod, penyiapan pemberkasan, sistem pengelompokan, sistem penataan rekod, sarana penyimpanan, sistem temu balik, dan sistem penyusutannya. Penelitian dilaksanakan sejak bulan Desember 2001 sampai April 2002 di 11 program studi (50 persen) dari total 22 program studi di Universitas Indonesia yang telah terakreditasi 'A'.Data penelitian dikumpulkan dengan menggunakan metode wawancara dan pengamatan langsung. Wawancara dilakukan dengan Ketua/Sekretaris program studi atau dengan pejabat yang ditunjuk. Untuk mempermudah pengumpulan data, peneliti menggunakan pedoman wawancara dan pengamatan.Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1) jenis rekod yang terkumpul di program studi di fakultas yang hanya memiliki satu program studi, seperti program studi Psikologi di Fakultas Psikologi, lebih banyak daripada program studi di fakultas yang memiliki banyak program studi, seperti program studi Teknik Mesin di fakultas Teknik. 2) Program studi umumnya memahami rekod yang terkumpul sebagai Surat atau Arsip. 3) Penerapan sistem pengelolaan rekod aktif di program studi didasarkan pada jumlah staf yang ada bukan pada karakteristik program studi, seperti gedung yang terpencar. 4) Pengguna rekod korespondensi adalah pimpinan, staf administrasi dan staf pengajar, pengguna berkas rekod mahasiswa aktif adalah pimpinan program studi dan Pembimbing akademik, pengguna berkas rekod mahasiswa alumni adalah pimpinan program studi dan mahasiswa alumni, pengguna berkas rekod kepegawaian adalah pimpinan program studi dan staf administrasi serta staf pengajar, pengguna rekod skripsi adalah pimpinan program studi, staf pengajar, dan mahasiswa. Pengarahan rekod di program studi dilaksanakan secara berbeda-beda. 5) Pemeliharaan terhadap isi dan fisik rekod belum dilakukan secara baik, seperti tidak dilakukan pencatatan peminjaman, tidak dilakukan pemberkasan, pengelompokan, dan program studi terutama di fakultas yang memiliki banyak program studi kurang memperhatikan sarana untuk penyimpanan rekod. Penataan rekod korespondensi terutama belum dilakukan secara baik, kecuali penataan berkas rekod mahasiswa aktif, berkas rekod mahasiswa alumni serta berkas rekod kepegawaian. Akibatnya waktu yang diperlukan untuk menemu balik rekod korespondensi bergantung pada `kebaruan' rekod 6) Karena tidak ada Jadwal Retensi, maka penyusutan rekod didasarkan pada `pendapat pribadi' atau 'common sense' dan nilai `urgensi' rekod. Akibatnya penyusutan hanya dilakukan pada rekod korespondensi, bukan pada berkas rekod mahasiswa aktif dan berkas rekod mahasiswa alumni. Untuk memperbaiki sistem pengelolaan rekod ini, program studi terutama perlu untuk melaksanakan Program Pengelolaan Rekod.

---

Model of Records Management Systems: A Case Study of the Implementation of Records Management Systems in University of Indonesia's Departmental Studies Accredited 'A'.The objective of this study is to describe the implementation of record management system in University of Indonesia's departmental studies that are accredited `A' and to propose a model for the records management systems to be implemented by the school managers where the departmental studies are still accredited `B' or `C'. The study was carried out from December 2001 till April 2002.The study focused on the implementation of records management components excluding the creation stage: 1) the records collected in each departmental study, 2) the active records management; 3) the distribution system and use; 4) the maintenance system: content and physical maintenance including filing system, classification, arrangement or record storage and retrieval system of the records; and 5) the disposition system. The data collected in this study were gathered through direct interview and observation.The study found that: 1) the types of records collected in psychology, computer and law studies amount more than the records collected in the French Literature Department in the Humanities Studies, Physical Department in the Mathematical and Physical Science, Criminology, Communication, and International Relation Departments in Political and Social Sciences, and Mechanical, Gas and Energy, and Electronically Departments in the School of Engineering; 2) generally records are either perceived as letters or archives; 3) psychology, computer and law studies implement decentralization system in the management of active records, while department(s) in the School of Literature, Mathematics and Physics Science, Politics and Social Sciences, and the School of Engineering implement either decentralization or centralization system based on the number of administrative staff; 4) distribution of incoming and outgoing mails or correspondence records varies among departmental studies. Users of correspondence records are management team and teaching faculty, users of students records are management team and academic advisors, users of graduate records are management team and the graduates themselves, users of personnel records are management team, teaching faculty and administrative staffs, and users of `skripsi' or theses are management team and teaching faculty; 5) generally maintenance is badly done. None of the departments maintain records physically, only Psychology and French Literature studies file the records, there is no classification system, the arrangement of correspondence records are bad. Nevertheless, the arrangement of student and personnel records are generally good. As a result, the time required to retrieve correspondence records depends on the `new-ness' of the records being received or sent; and 6) disposition is badly treated. There is no retention schedule to guide the necessary steps taken after retention period of records expire so that disposition of records is based on the common sense of the administrative staff and urgency factors. To improve records management practices, the management team, either the dean or university rector, should implement a record management program."

"Tesis ini membahas tentang manajemen arsip vital perguruan tinggi di Universitas X. Aspek yang dikaji adalah manajemen arsip vital (penciptaan atau penerimaan, pemeliharaan dan penggunaan, penyimpanan atau penyusutan) dan jenis arsip vital. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Cara yang digunakan dengan melakukan analisis organisasi, yaitu melalui penilaian makro (macro appraisal) dan analisis fungsi bisnis dengan melihat proses bisnis. Pengumpulan data juga dibantu dengan observasi, kuesioner, dan wawancara.Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsip vital belum dilakukan identifikasi secara menyeluruh terhadap arsip-arsip yang dihasilkan atau diterima oleh unit kerja, standarisasi dalam hal desain media rekam informasi vital belum dilakukan, pengaturan terhadap pembatasan akses terhadap arsip vital belum memiliki keseragaman, prosedur untuk mengelola arsip belum menggambarkan prosedur kearsipan yang dibutuhkan, penyimpanan arsip vital belum dilakukan sesuai standar penyimpanan arsip vital, penyusutan arsip belum pernah dilakukan kecuali untuk arsip yang rusak. Penelitian ini juga telah mengidentifikasi unit kerja yang potensial menghasilkan arsip vital dan jenis arsip vital Universitas X.Rekomendasi yang diberikan dari penelitian ini adalah pembuatan program arsip vital sebagai usaha perlindungan dan penyelamatan arsip vital Universitas X sekaligus sebagai bentuk pelaksanaan kewajiban dalam melaksanakan undang-undang dan bukti pertanggungjawaban akuntabilitas kinerja universitas kepada masyarakat. Rancangan program arsip vital dalam penelitian ini dapat disempurnakan untuk diterapkan di Universitas X. Penelitian juga merekomendasikan untuk pendirian Arsip Perguruan Tinggi sebagai tempat simpan arsip vital sekaligus sebagai tempat penelitian, dan pengembangan ilmu pengetahuan dengan penggunaan koleksi arsip oleh sivitas akademika dan masyarakat umum.

---

The thesis is about the management of university vital records at X University. The aspects of this research are the vital records management (the creation or receipt, maintenance and use, preservation or disposal) and series of vital records. The research is qualitative research by doing analysis of the organization function with macro appraisal and analysis the business function by describe the business process. Data analysis use the vital records criteria, legal analysis and risk analysis.The results indicate that vital records has not been identified yet for all of the records which is created or receipt by the unit activity, standardization for the some records media has not been done yet , there was no rule for the access records restriction, the records procedure did not describe the procedure is needed, the lodging of vital records is not according to standards and the distriction of the vital records has not done yet except for the damaged records. This research also has identified potential of units ativity and the series of vital records of X University.Recommendation for the X University are to make of vital records program in order to protect and to save the vital records X University as well as the implementation of records. Recommendation is also given to build the Archive University as the lodging of vital records and as a research centre for the academica civitas and for the public."

"ABSTRAKRekod personil memiliki nilai yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi dan pegawai yang bekerja pada organisasi tersebut. Namun, pengelolaan rekod personil seringkali diabaikan. Penelitian ini membahas tentang pengelolaan rekod personil dalam hal pemberkasan filing yang dilakukan oleh unit SDM FIA mulai dari penerimaan, pengklasifikasian, pengindeksan, dan penyimpanan rekod personil ke dalam map. Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan kegiatan pemberkasan rekod personil yang dilakukan oleh unit kerja SDM FIA UI. Metode studi kasus dilakukan untuk mengumpulkan data dari enam informan yang terlibat dalam kegiatan pemberkasan rekod personil. Observasi menggambarkan proses kegiatan yang berlangsung. Kegiatan pemberkasan rekod personil, staf SDM melakukan input metadata rekod ke dalam daftar inventaris rekod personil, mengalihmediakan rekod untuk disimpan secara digital dan diupload ke Sistem Informasi Kepegawaian UI. Rekod disimpan ke dalam map dengan indeks nama pemilik rekod. Staf SDM menganggap pemberkasan rekod personil mengganggu kegiatan kerja mereka karena mereka tidak menjadikan sistem pemberkasan sebagai bagian dari kehidupan mereka.

---

ABSTRACTThe existence of personnel records has an essential value for the sustainability of the organization and people working in the organization. However personnel records management is often neglected. This study discusses the management of personnel management in terms of filing carried out by HR unit of Faculty of Administrative Science FAS from receiving, classification, indexing, to storing the personnel records into folders. The objective of this article composition is to illustrate the activities of personnel record filing carried out by HR work unit of FAS UI. Case study method is implemented to collect data from six informants involved in the activities of personnel record filing. In doing the personnel record filing activities, HR staff media transfers the record to be digitally stored and uploaded in UI Personnel Information System. HR staff among others does record metadata inputting to personnel record inventory list. Records are stored into a folder with index names of personnel record owner. FAS HR staffs consider personnel records filing disrupt their work activities since they do not make the filing system as part of their life."

"Skripsi ini berfokus pada evaluasi sistem otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod di Pusat Arsip Kementerian Pertanian. Tujuan penelitian ini untuk mengevaluasi kesesuaian penerapan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) terhadap persyaratan sistem manajemen rekod. Mengidentifikasi hambatan - hambatan yang muncul pada dihadapi oleh arsiparis maupun para pengguna dalam mencari dokumen melalui SIKD. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang menggunakan metode studi kasus. Adapun evaluasi sistem otomasi manajemen rekod tersebut dilihat dari beberapa persyaratan sistem manajemen rekod berdasarkan teori Kennedy, yaitu persyaratan fungsional, persyaratan teknis, persyaratan integrasi, persyaratan pendukung pemakai, persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod. Hasil dari penelitian ini merupakan evaluasi mengenai penerapan sistem otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod. Penelitian menyimpulkan bahwa sistem otomasi manajemen rekod sudah cukup memenuhi persyaratan fungsional sistem otomasi manajemen rekod, meskipun belum sepenuhnya persyaratan terpenuhi.

---

This study focuses on discussion about the evaluation an automated records management system in recordkeeping system by records management system requirements at Pusat Arsip Kementerian Pertanian. The purpose of this research is to evaluate the implementation of automated records management system that was complied requirements of records management system and to identify obtacles faced by archivist and user in the process of information retrival using SIKD. This research applied qualitative research with case study method. The evaluation of records management system was analyzed based on the Kennedy’s theory of records management system requirements which covers : functional requirements, technical requirements, integration requirements, user/operator support requirements, requirement to manage different record types. The result from this research is the evaluation of implementation an system requirements. The result of this research shows that the development automated records management system wasn’t yet optimal in accordance with existing standards."

"Penelitian ini dilatarbelakangi pentingnya arsip bagi suatu organisasi, karena setiap unit organisasi memerlukan tersedianya data dan informasi yang lengkap dan akurat untuk membuat keputusan atau perencanaan. Data dan informasi tersebut sebagian besar terdapat pada arsip yang merupakan bukti dan suatu kegiatan organisasi. Selama organisasi tersebut beraktivitas akan menghasilkan arsip, maka semakin banyak aktivitas maka semakin banyak pula arsip yang tercipta. Arsip merupakan salah satu sumber keterangan yang sangat penting, sebagai bukti akuntabilitas organisasi, yang bisa dipertanggunggjawabkan kepada publik, oleh sebab itu arsip/rekod harus dikelola dengan balk agar bisa dimanfaatkan secara lebih efektif dan efisien. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui seberapa besar pengaruh dari manajemen rekod terhadap kualitas pelayanan khususnya pelayanan kearsipan, dengan menggunakan pendekatan kuantitatif, teknik analisis data menggunakan deskriptip statistik yang ditujukan untuk mendeskripsikan masing-masing variabel penelitian. Sedangkan untuk mengkaji hubungan antar variabel digunakan anaiisis korelasi Spearman. Populasi dari penelitian ini adalah pegawai Fakultas Ilmu Sosial dan llmu Politik Universitas Indonesia, dengan menggunakan purposive sampling, yaitu memilih responden yang kegiatannva menangani kearsipan, dari 127 pegawai yang menangani kearsipan sebanyak 44 responden yang dijadikan obvek penelitian."