Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai penerapan manajemen rekod aktif (Sistem Pemberkasan dan Penemuan Kembali Rekod Aktif). Disamping itu juga penelitian dimaksudkan untuk memperoleh gambaran mengenai manfaat serta kendala yang dihadapi dalam pemanfatan manajemen rekod aktif bagi Pengambilan Keputusan.Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan sampel bertujuan (purposive sampling) dengan melibatkan 10 orang informan dari 5 biro yang relatif banyak menggunakan dokumen. Dari masing-masing biro diambil 2 orang informan, yaitu satu dari bagian administrasi (pengelola rekod) dan satu dari pimpinan biro (pengambilan keputusan. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara dan dibantu dengan pengamatan dokumen.Hasil penelitian menunjukkan penerapan manajemen rekod aktif di PT Semen Padang berjalan cukup baik, terlihat dari; Metode pemberkasan yang digunakan seragam, sehingga antara sesama biro mudah mengetahui dokumen yang dimilikinya; Penerapan azas pemberkasannya sama yaitu desentralisasi dan kebijakannya secara desntralisasi terkendali, yaitu pemberkasan pada masing-masing unit kerja, tapi dalam kebijakan dan pengendalian tetap terpusat; Peralatan pemberkasan yang digunakan 4 dari 5 informan menggunakan peralatan yang lazim digunakan dalam pemberkasan dan informan menggunakan peralatan yang lazim digunakan untuk peralatan inaktif, ini dilakukan atas insiatif sendiri dengan alasan dokumennya cukup banyak; Prosedur pemberkasan, 3 dari 5 informan melaksanakannya secara keseluruhan, dan 2 informan belum melaksanakan secara keseluruhan, yaitu dalam hal penseleksian dokumen, pembuatan indeks, dan penetapan jadual retensi dokumen; Dalam_Peminjaman tordapat 3 informan yang tidak menggunakan bon pinjam dan dokumen sewaktu-waktu diambil sendiri oleh pengguna tanpa melalui petugas.Pemanfatan manajemen rekod aktif bagi pengambilan keputusan, berjalan belum optimal, terlihat dari; digunakannya dokumen yang diberkaskan untuk pengambilan keputusan, yaitu untuk kegiatan perencanaan rata-rata 10 kali dalam setahun dan untuk pengawasan 6 sampai 10 kali satu bulan; dalam hal kecepatan penemuan dokumen 4 dari 5 informan menyatakan cepat, tetapi 1 informan menyatakan kadang-kadang lambat, ukuran kecepatan penemuan dokumen, 5 sampai 10 menit; kelengkapan 4 dari 5 informan menyatakan lengkap, dan 1 informan menyatakan kadang-kadang tidak lengkap; dari keakuratan dokumen yang disajikan petugas 3 dari 5 informan menyatakan akurat, dan 2 informan menyatakan kadang-kadang tidak akurat.Masih ditemukan kendala-kendala dalam pemanfaatan manajemen rekod aktif bagi pengambilan keputusan antara lain; masih kurang tenaga pengelola dokumen, masih rendahnya kualitas pengelola dokumen, kurangnya sosialisasi penggijnaan pedoman pemberkasan yang dibuat tim kearsipan, dan belum meratanya pembinaan tenaga kearsipan.Temuan dari penelitian ini, antara lain; Dimilikinya manual manajemen rekod aktif oleh PT Semen Padang, diterapkannya manajemen rekod aktif, dimanfaatkannya manajemen rekod aktif bagi pengambilan keputusan, dan masih terdapatnya kendala dalam pemanfatan manajemen rekod bagi pengambilan keputusan di PT Semen Padang.

---

A Study on the Role Active Record Management for Decisions Making at PT Semen Padang This study was aimed to get a picture on the implementation active record management (filing and retrieval active record system). Besides this study is also to get a picture on the benefit and constrain to the faced in the use active record management decisions making.

Purposive sampling involving ten (10) informants from five because did this study that were relatively using index documents. From each barrier two informants were taken, on from the administrator (record manager), and the other head the barrier (decision maker). Interviewers and document observation collected data.

The result of the study showed that implementation of active record management at PT Semen Padang had relatively well, although there was a small problem. This seen on the uniformly used filing method, so that each barrier can easily know then own documents. The basic filing document uses were controlled centralized, filing by each working unit, but policy and control were still centralized. The filing instrument used by 4 of the 5 the informant was that usually used for active record filing while 1 informant used the instrument which was usually used for active inactive record, this was done as own initiative because there was too much document Filing procedure 3 of 5 informant had done it wholly, while had not done it yet regard document selection, indexing, and document retention scheduling. On borrowing there were 3 informants who were not using borrowing. And the document can be taken by the user him self without involving the employer.

Utilization of active record management for decision making had been optimal yet, could be seen from the user recorded document for decision making, i.e. for the planning activities ten (10) time a year on average and for the controlling activities 6 to 10 times a month; in case of document retrievals time relatively accuracy, 4 of 5 informants regarded it as accurate while I informants regarded as quit completes and in the case of document accuracy, 3 of 5 informants regarded it as accurate while 2 informants regarded it as quit accurate.

The are some barrier to the utilization of active record management for decision making; lack of qualified employers, lack of socialization for the use of filing guide made by archival team.

The result was, i.e. was own filing manual of record active management, implementation of the record active management, utilization of the record active management, and the still barrier in the utilization of record management for decision making at PT Semen Padang."

"Selama tahun 1971 hingga 2001, sejumlah undang-undang dan kebijakan di bidangkearsipan dan manajemen rekod telah dikeluarkan dan ditempuh oleh Pemerintah Indonesiadan pihak yang berwenang, Sementara itu, perusahaan BUMN pun mengalami berbagaiperubahan, baik perubahan internal maupun eksternal. Perubahan-perubahan tersebutsedikit banyak mempengaruhi mannjemen rekod in-aktif dan Pusat Rekod di lingkunganperusahaan BUMN.Penelitian ini bertujuan untuk : (1) mengeksplorasi manajemen rekod in-aktif danPusat Rekod Perusahaan di lingkungan perusahaan BUMN; (2) mengidentifikasi ciri-cirimanajemen rekod in-aktif di lingkungan perusahaan BUMN (3) memberikan masukankepada perusahaan untuk peningkatan kualitas dan pengembangan manajemen rekod in-aktifdan Pusat Rekod Perusahaan; dan (4) menambah khasanah karya tulis dan pengembanganbidang ilmu manajemen rekod dan kearsipan.Subyek penelitian dari penelitian ini adalah perusahaan BUMN yang bergerak dibidang keuangan non-bank dan jasa konstruksi; logistik dan pariwisata; pertambangan,industri strategis, energi dan telekomunikasi; agro industri, kehutanan, dan kertas-percetakan-penerbitan. Obyek penelitiannya adalah manajemen rekod in-aktif dan PusatRekod Perusahaan.Penelitian ini merupakan penelitian terapan dan sekaligus juga merupakanpenelitian lapangan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode survei-deskriptif;sedangkan disain penelitian yang digunakan adalah cross-sectional surveys. Karena jumlahanggota populasi hanya 144, maka semua anggota populasi dijadikan sebagai anggotasampel ( sampel jenuh ). Metode pengumpulan data yang digmakan adalah studi literasiuntuk data sekunder dan penyebaran kuesioner untuk data primer. Jenis kuesioner yangdigunakan adalah kuesioner tertutup. Analisis data menggunakan statistik deskriptif yangdisajikan dalarn bentuk tabel persentase.Dari hasil penelitian ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut ; (1) Perusahaanmemberikan dukungan yang diperlukan bagi pengembangan managemen rekod in-aktif danPusat Rekod Perusahaan dalam bentuk keputusan, dana, proses evaluasi dan revisi, danpembentukan Pedoman Kerja Managemen Rekod In-Aktif, (2) Perusahaan masih perlu terusmeningkatkan pengembangan manajemen rekod in-aktif dan Pusat Rekod Perusahaan yangsudah ada (3) manajemen rekod in-aktif di lingkungan perusahaan BUMN memiliki 8 ciri,yaitu : a). sentralisasi pengelolaan dan penyimpanan rekod in-aktif, b). manajemen rekodin-aktif merupakan bagian integral perusahaan; c) Tujuan netralisasi adalah kemudahanproses penelusuran dan temu kembali rekod in-aktif perusahaan; d). Pusat penyimpananrekod in-aktif merupakan tujuan dari manajemen rekod in-aktif perusahaan; e). adanyaPanduan Kerja Manajemen Rekod In-Aktif f). pola bottom-no dalam rekrutmen staf, g).bentuk Pusat Rekod Perusahaan adalah in-house records centre; dan h). tingkatkemampuam staf lebih menampakkan technical skill.Dari penelitian ini dihasilkan sebuah check list sederhana yang dapat digunakanuntuk mengevaluasi Pusat Rekod Perusahaan yang ada dan pengembangannya.

---

AbstractSince 1971 until 2001, the Government of Indonesia has produced some laws andregulations in archives and records management. At the same time, State OwnedCompanies ( BUMN ) has changed internally and externally. The changes automaticallyinfluence the State Owned Companies? in-active records management.This research has its purpose : 1). to explore the situation of State OwnedCompanies ( BUMN ) conceming their in-active records management and of their recordscentre; 2). to identify the special characteristics of the in-active records management withinthe State Owned Companies; and 3). to give input to those companies, in order to promoteand develop the qualities of their in-active records management and the set up of theirrecords centre; and 4). to add some new literature on the subject of records science.The subjects of this research are State Owned Companies in diferent businesses,like : non-banking financial enterprise and construction service; logistic and tourism;mining - strategic industry - energy and telecommimications; agrarian industry, forestry,printing and publishing. The object of this research is the in-active records managementand company?s records centre.This research is an applied research and at the same time a field study. Theresearch's method used here is the descriptive - survey method., using the design of cross-sectional survey. Because the sum of the population?s members are only 144, thenpopulation are regarded as samples (total sampling). The method of data collecting is byliterature reading for secondary data and by circulating questionnaires for primary data.The questionnaires used are closed-questionnaires. The data analysis takes the form ofdescriptive - statistic method, expressed in table of percentage.From the results of this research some conclusions can be drawn : 1). thecompanies the necessary support for developing in-active records management andcompany?s records centre, by way of their decision, funds, evaluation and revision, and bygiving out work guidance for in-active records build up; 2) however companies need tostep up their efforts for the better of the existing in-active records management andcompany?s records centre; and 3) the in-active records management within State OwnedCompanies have the following 8 characteristics : a). the use of centralization; b). in-activerecords management form an integral part ofthe company; c). centralization to facilitate there-finding and the retrieving of the records; d). the function of the in-active recordsmanagement is towards the setting up of a records centre of the company; e). the guidancebook for in-active records management given out by the company is followed strictly; 1).staff recruitment follows the ? bottom-up ? principle; g). the records centre takes the formof ? in-house records centre ?; and h). the staff's competence is mostly still at ? technicalskill ? level.From this research, we are able to provide a simple checklist, which can be usedto evaluate the existing records centre and how to develop it."

"ABSTRAKPenelitian mengenai pengelolaan Commercial Record Center ini telah dilakukan di PT.Multifilling Mitra Indonesia, Cikarang, pada bulan April 2001, tujuannya ialah untuk mengetahui lay-out ruang penyimpanan, sarana dan fasilitas yang digunakan, sumber daya manusia yang dimiliki dan pelayanan yang diberikan. Pengumpulan data dilakukan melalui tiga metode yaitu dengan melakukan wawancara dengan para staff serta mengadakan pengamatan langsung ke lapangan, kemudian melalui kuesioner yang dibagikan kepada konsumen PT.MMI sebagai respopnden. Cara penyusunan kuesioner, pembentukan kerangka sampel dan pemilihan sampel dijelaskan. Hasilnya menunjukkan bahwa 100% konsumen menganggap perlu didirikannya jasa usaha Commercial Record Center. Faktor-faktor yang mempengaruhi konsumen untuk menggunakan jasa Commercial Record Center yang dikelola oleh PT. MMI karena perusahaannya bonafid dan terpercaya (36%), faktor lingkungan yang aman (32%) faktor biaya tidak terlalu rendah dan mengurangi cost invest (18% ), dan sisanya sejumlah 14% karena faktor lokasi dan jarak tempuh yang dekat, karena masih dalam satu group, dan faktor teknis disebabkan telah adanya kesadaran untuk menyimpan rekod sebagai aset yang penting. Jasa Commercial Record Center pada masa sekarang ini sangat dibutuhkan bagi perusahaan-perusahaan yang memiliki aktifitas dan tingkat volume rekod yang tinggi, untuk dapat menata dan menyimpan rekod tersebut dibutuhkan tempat dan manajemen rekod yang baik. Jasa ini memberikan alternatif pilihan untuk menyimpan, menata dan mengelola rekod yang dimiliki oleh perusahaan_-perusahaan tersebut, tetapi untuk meningkatkan daya gunannya diperlukan usaha-usaha seperti perlunya pengelolaan yang tepat dan professional baik SDM maupun sarana dan pelayanannya, perlunya pengembangan jasa usaha ini diberbagai daerah untuk memenuhi kebutuhan akan penyimpanan rekod di daerah, pengelola harus lebih banyak memberikan informasi baik melalui media koran, televisi atau radio tentang keberadaannya agar dapat diketahui oleh khalayak banyak tentang jasa usahanya dan pentingnya penyimpanan rekod, perlunya peningkatan SDM untuk mengantisipasi kemajuan teknologi dan adanya era perdagangan bebas yang memungkinkan terciptanya rekod dalam jumlah besar dan beraneka ragam media penciptaanya, perlunya sertifikat ISO (International Standard Organization) atau saran dari ANRI sehingga mutu dari pelayanan yang ada semakin meningkat dan kepercayaan konsumen semakin bertambah, tidak saja di Indonesia tetapi di dunia Internasional.

---

"

"ABSTRAKPusat Rekod adalah sebagai tempat 'mink menj arr n kelangsungan hfdup rekod yang telah mensasuld Masa inaktfif, dan bertujuan untuk menghindari terjadinya penumpukan rekod pada unit - unit kerja, memudahkan pengawasan, dan untuk mendapatkan rekod vital serta dapat mengurangi biaya pemeliharaan dan perawatan. Sehubungan dengan hail tersebut, penelitian pada skripsi ini membahas tentang manajemen Pusat Rekod di lingkungan Pusat Rekod Fakultas Sastra UI dilihat dari segi kondisi fisiknya dan pengelolaan rekod dinamis inaktif. Tujuan skripsi ini adalah untuk memperoleh gambaran tentang Pusat Rekod yang dapat menunjang kelancaran tugas administrasi di lingkungan Fakultas, serta sejauhmana keberhasilan temu kembali informasi yang dibutuhkan oleh pengguna jasa irdormasi dapat berhasil diketemukan. Penelitian ini dengan menggunakan metode penelitian bersifat deskriptif. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara kepada petugas Pusat Rekod serta Penyebaran kuisioner yang dibagikan langsung kepada respanden yang pernah manggunakan jasa infornasi mellaui Pusat Rekod. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa Pusat Rekod dalam melakukan pelayanan temu kembali informasi keberhasilanmya hanya 29% dan yang naenjawab tklak berhasil diketemukan 36%. Faktor penghambat salah satunya adalah tidak semua unit kerja menyerahkan/memindahkan rekod-rekodnya ke Pusat Rekod Fakultas Sastra UI, serta dalam melakukan penyimpanan rekod dinamis Fakultas Sastra UI masih mangguakan sistem desentralisasi. Upaya yang harus dilakukan supaya Pusat Rekod Fakultas Sastra dapat berdaya guna seoptimal mungkin dengan cara melakukan mensosialisasikan Pusat Rekod ke setiap Unit kerja dan mempunyai program perpindahan yang baku. Fakultas Sastra hams menpunyai sistem prosedur penyimpanan yang baku, karena Fakultas Sastra UI adalah organisasi yang rentang tugasnya sangat luas/kompleks. Pembinaan sumberdaya manusia dibidang kearsipan untuk setiap unit kerja harus ditingkatkan, dengan melalui pendidikan dan latihan, kursus-kursus dan seminar.

---

"

"Penelitian yang dilakukan dalam rangka penyusunan tesis ini bertujuan untuk memperolch gambaran sistem pengelolaan rekod di perguruan tinggi yang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000 sebagai suatu syarat dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 sebagai prosedur kontrol dokumen dan rekaman kegiatan bisnis organisasi dan membuat rekomendasi perancangan sistem manajemen rekod pada Institut Bisnis Dan Informasi Indonesia (IBID. Dalam merancang sistem manajemen rekod IBII, langkah awal adalah melakukan analisis fungsi bisnis organisasi IBII, sebagai landasan dalam perancangan sistem pengelompokan rekod, skema klasifikasi rekod, sistem penyimpanan dan temu kembali serta penyusutan rekod. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif sedangkan metode pengumpulan data menggunakan metode dokumentasi, pengamatan langsung dan wawancara. Institut Bisnis Dan Informatika Indonesia (IBII) yang menerapkan manual mutu ISO 9001:2000 menetapkan 32 prosedur sebagai kegiatan bisnis organisasi IBII. Dari 23 fungsi bisnis tersebut kemudian dikelompokan menjadi 8 subyek rekod yaitu : 1) Subyek Rekod Manual Mutu, 2) subyek Promosi Dan Marketing, 3) Subyek Rekod Pendidikan Dan Pengajaran, 4) Subyek Rekod SDM, 5) Subyek Rekod Kemahasiswaan, 6) Subyek Rekod Sarana Dan Prasarana, 7) Subyek Rekod Penelitian, Publikasi Dan Pengabdian Kepada Masyarakat, dan 8) Subyek Keuangan Dan Pembelian. Kemudian dari pengelompokan rekod tersebut dibuatkan sistem skema klasifikasi rekod IBII berdasarkan subyek pengelompokan rekod 1BI1. Usulan sistem pemberkasan rekod Institut Bisnis Dan Informatika Indonesia (IBII) disusun berdasarkan subyek yang diambil dari skema klasifikasi rekod, disusun berdasarkan group, series, suhseries, .file, item/dokumen. Sedangkan untuk sistem temu kembali rekod dibuatkan indeks rekod dengan menggunakan metode pengindeksan subyek relatif dan kode yang mengacu pada lokasi rekod disimpan. Sistem penyusutan rekod Institut Bisnis Dan Informatika Indonesia (IBII) direkomendasikan membuat jadwal retensi rekod sebagai panduan untuk lama simpan rekod, setelah menentukan lama waktu simpan ditentukan proses pemindahan rekod aktif dari pengelola rekod (central file) pada unit kerja ke pusat penyimpanan arsip (records center) kemudian pembuatan prosedur pemusnahan untuk rekod yang sudah tidak ada nilai guna, selanjutnya dilakukan kegiatan penyerahan rekod yang memiliki nilai guna sekunder ke Arsip Nasional Republik Indonesia.

---

This research is undertaken for the purpose of completing thesis aimed at getting an picture of record management system at higher education certified with ISO 9001:2000 as a requirement for performing ISO 9001:2000 quality management system as document control procedure and organizational business activity record of and making a design for record management system at Business and Informatics Institute (IBII). In designing record management system of IBII, the first step is to make an analysis on the storage and retrieval system and record preparation.

This research uses qualitative approach, data collection uses documentation method and direct observation and interview. IBII implementing ISO 9001:2000 quality management systems decide of 32 procedures as organizational business activity of IBII. Those 23 business functions are categorized into 8 record subjects, that is: 1) Quality Manual Record Subject, 2) Promotion and Marketing Subject, 3) Education and Teaching Record Subject, 4) Human Resources Record Subject, 5) Studentship Record Subject, 6) Facilities andr Infrastructures Record Subject. 7) Research. Publication and Dedication to Community Record Subject, and 8) Finance and Purchase Record. Then such a grouping, made a record classification scheme system of IBII by records category subject of 11311. Recommendation for record filing system of 11311 is arranged pursuant to subject using a record classification scheme, which prepared based on file, sub file, archive and document group, series, sub series, .file, item/documents sequence. While, with respect to information retrieval system information, a record index is made using relative subject indexing method that followed then by referring to location code where such a record is stored.

Records disposition system at IBII is recommended for use in the making record retention schedule as a manual for duration of record storage. After determining storage duration, a process of active record transfer from central file at work unit to record center is made and, after that, there will be a procedure of destroying any secondary value record that is accompanied with an activity of delivering such secondary value record to National Archive (Arsip Nasional Republik Indonesia)."