"Arsip inaktif merupakan bagian penting dari sistem pengelolaan dokumen perusahaan karena meskipun frekuensi penggunaannya rendah, arsip ini tetap memiliki nilai guna administratif, hukum, dan sejarah yang harus dijaga. Di PT. Z, pengelolaan arsip inaktif menjadi tantangan tersendiri, terutama dalam memastikan praktek penataan dan penyimpanan arsip sudah sesuai dengan peraturan perundang-undangan, seperti Per ANRI Nomor 9 Tahun 2018. Permasalahan seperti ketidaksesuaian sarana penyimpanan, keterbatasan sumber daya manusia, dan pencampuran ruang penyimpanan arsip teknik dan nonteknik menjadi hambatan yang dapat mengganggu efektivitas serta efisiensi pengelolaan arsip. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus di pusat arsip PT. Z. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung, wawancara mendalam dengan pihak terkait. Data yang diperoleh kemudian dianalisis secara deskriptif untuk mengidentifikasi proses, kendala, dan tingkat kesesuaian praktik pemeliharaan arsip inaktif dengan standar kearsipan nasional. Hasil penelitian menunjukkan bahwa secara umum proses pemeliharaan arsip inaktif di PT. Z telah mengacu pada pedoman kearsipan nasional, khususnya dalam hal penataan fisik arsip, pengelolaan informasi, dan penyusunan daftar arsip. Namun, masih ditemukan beberapa kendala utama, yaitu penggunaan boks arsip yang belum sesuai standar ANRI, keterbatasan sumber daya manusia, serta penyatuan ruang penyimpanan arsip teknik dan nonteknik yang berdampak pada efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip. Kesimpulannya, meskipun PT. Z telah menerapkan praktik pemeliharaan arsip inaktif sesuai pedoman yang berlaku, diperlukan perbaikan pada aspek sarana penyimpanan, penambahan dan pelatihan sumber daya manusia, serta pemisahan ruangpenyimpanan arsip berdasarkan jenisnya. Rekomendasi dari penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di PT. Z dan menjadi contoh praktik baik bagi perusahaan lain, khususnya di sektor konstruksi.
Inactive records are an essential part of a company’s document management system because, despite their low frequency of use, they retain significant administrative, legal, and historical value that must be preserved. At PT. Z, the management of inactive records presents unique challenges, particularly in ensuring that the arrangement and storage practices comply with prevailing regulations such as ANRI Regulation Number 9 of 2018. Issues such as non-standard storage equipment, limited human resources, and the merging of storage spaces for technical and non-technical records hinder the effectiveness and efficiency of records management. This research employed a qualitative method with a case study approach at the PT. Z records center. Data collection was conducted through direct observation, in-depth interviews with relevant personnel. The collected data were analyzed descriptively to identify processes, obstacles, and the degree of compliance of inactive records maintenance practices with national archival standards. The findings show that, in general, the process of maintaining inactive records at PT. Z has referred to national archival guidelines, especially in terms of physical arrangement, information management, and the preparation of records lists. However, several key issues remain, such as the use of archival boxes that do not comply with ANRI standards, limited human resources, and the combined storage of technical and non-technical records, all of which impact the efficiency and effectiveness of records management. In conclusion, although PT. Z has implemented inactive records maintenance practices in accordance with existing guidelines, improvements are needed in storage facilities, the recruitment and training of human resources, and the separation of storage spaces based on record types. The recommendations from this research are expected to enhance the quality of records management at PT. Z and serve as a model of good practice for other companies, particularly in the construction sector."
Depok: Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia, 2025
