Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"This article explains the use of archival system in the government offices in Indonesia. The archieval system in Indonesia has four periods i.e. Remainder of VOC from XVII Century until 1799, Netherlands Colonisation in !9th Century, Netherlands Colonisation in 20th Century, and the Government of Republic of Indonesia period. Sistem Tata Naskah (manuscript order system) and Sistem Pola Bant (new order system) are the two systems emerged after the independence of the Republic of Indonesia. The existence of Sistem Pola Baru is only as an alternative system if'the old system is not effective, because the objectives of archive handling is to help archivist to retrieve the file/document easily"

"Penelitian ini adalah Penerapan Sistem Kearsipan Universitas Indonesia. Permasalahan yang dimunculkan dalam penelitian ini adalah apakah penerapan Sistem Kearsipan Universitas Indonesia tetap berjalan di Pusat Administrasi Universitas Indonesia (PAUI), bagaimana prosedur dan pelaksanaannya, serta apakah kendala-kendala yang muncul dalam penerapan sistem ini. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif berbentuk studi kasus dengan pendekatan kualitatif, dan pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Wawancara dilakukan kepada 7 (tujuh) orang informan yaitu pengembang sistem, pengguna sistem dan pelaksana. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan Sistem Kearsipan Universitas Indonesia di Pusat Administrasi Universitas Indonesia telah diterapkan dengan variasi sesuai dengan kebutuhan di masing-masing unit di PAUL. Manfaat menggunakan sistem ini sudah dapat dirasakan oleh pengguna sistem dan pelaksana adalah pekerjaan dapat lebih teratur dan penemuan kembali rekod dapat dengan cepat ditemukan. Sementara kendala yang dirasakan adalah pada sumber daya manusia (SDM) yang ada dirasakan kurang karena SDM yang ada merupakan pegawai yang tidak memiliki latar belakang pendidikan kearsipan. Selain itu sarana dan prasarana untuk pemeliharaan arsip dan sosialisasi yang tidak mencapai target dan sudah lama tidak diadakan lagi. Dengan demikian, hendaknya sosialisasi dapat dilaksanakan lebih menyeluruh baik kepada pimpinan maupun pelaksana secara berkesinambungan. Selain itu sebaiknya diupayakan untuk memiliki SDM khusus yang memiliki latar belakang pendidikan kearsipan untuk mengelola arsip yang ada di PAUI."

"The role of record and archives management has existed for a long time, even before the birth of the State of Indonesia, precisely the Dutch colonial period. During the VOC period, archives in the Nusantara archipelago merely refers to the custom prevailing in the Dutch archives system, namely the enactment of the agenda system. When the period of Hindia Belanda Government, archival law was created in the Netherlands and its colonies. It's Koninklijk belsuit van den, 4 September 1823 number 7. in the republic period shown three Act in three area. First one is Presidential Regulation number 19/1961 or Act Prps. Number 19/1961 about principles of the National Archives, in the Old era; second the Act number 7/1971 about basic provisions archives in the new era; third the Act number 43/2009 about record-archives management in Reform era. "

"TONNY ANGGORO WIBISONO. Penerapan Persyaratan Fungsional dalam Sistem Kearsipan Elektronik : Studi Kasus di Kantor Unit Pusat Kearsipan Departemen Kehutanan (Di bawah bimbingan Ibu Hani Qonitah, MIMS dan Bapak Putu Laxman Pendit, Ph.D) Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia, 2003. Penelitian mengenai Sistem Kearsipan Elektronik dan penerapan persyaratan fungsional kearsipan Sistem Kearsipan Elektronik di Kantor Unit Pusat Kearsipan Departemen Kehutanan Cimanggis, sejak bulan Oktober 2002, tujuannya ialah untuk memberikan deskripsi penerapan persyaratan fungsional dalam Sistem Kearsipan Elektronik serta untuk mengetahui apakah sistem kearsipan elektronik layak dan memenuhi persyaratan fungsional kearsipan. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung (observasi) pada subjek dan wawancara dengan objek, ditambah dengan studi pustaka atau kajian pustaka subjek dan objek. Hasilnya menunjukkan bahwa sistem kearsipan elektronik yang digunakan temyata belum menerapkan persyaratan fungsional kearsipan secara keseluruhan. Sehingga belum layak dikatakan sebagai sistem kearsipan elektronik, karena sistem yang digunakan temyata belum menjalankan karakteristik sebagaimana sistem kearsipan elektronik. Sistem Kearsipan Elektronik Departemen Kehutanan saat ini lebih tepat adalah berfungsi layaknya sebagai sistem informasi dalam simpan, temu kembali informasi rekod (arsip dinamis) in aktif. Agar sistem kearsipan elektronik (sistem informasi) di departemen kehutanan dapat memenuhi persyaratan fungsional kearsipan maka perlu dilakukan perbaikan modifikasi serta penambahan fungsi sistem kearsipan elektronik yang disesuaikan ketentuan fungsional sistem kearsipan yang baik. Salah satu caranya adalah dengan membeli dan menggunakan software sistem kearsipan elektronik baru atau merancang sistem kearsipan elektronik yang memenuhi persyaratan fungsional kearsipan."

"Skripsi ini berfokus pada evaluasi sistem otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod di Pusat Arsip Kementerian Pertanian. Tujuan penelitian ini untuk mengevaluasi kesesuaian penerapan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) terhadap persyaratan sistem manajemen rekod. Mengidentifikasi hambatan - hambatan yang muncul pada dihadapi oleh arsiparis maupun para pengguna dalam mencari dokumen melalui SIKD. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang menggunakan metode studi kasus. Adapun evaluasi sistem otomasi manajemen rekod tersebut dilihat dari beberapa persyaratan sistem manajemen rekod berdasarkan teori Kennedy, yaitu persyaratan fungsional, persyaratan teknis, persyaratan integrasi, persyaratan pendukung pemakai, persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod. Hasil dari penelitian ini merupakan evaluasi mengenai penerapan sistem otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod. Penelitian menyimpulkan bahwa sistem otomasi manajemen rekod sudah cukup memenuhi persyaratan fungsional sistem otomasi manajemen rekod, meskipun belum sepenuhnya persyaratan terpenuhi.

---

This study focuses on discussion about the evaluation an automated records management system in recordkeeping system by records management system requirements at Pusat Arsip Kementerian Pertanian. The purpose of this research is to evaluate the implementation of automated records management system that was complied requirements of records management system and to identify obtacles faced by archivist and user in the process of information retrival using SIKD. This research applied qualitative research with case study method. The evaluation of records management system was analyzed based on the Kennedy’s theory of records management system requirements which covers : functional requirements, technical requirements, integration requirements, user/operator support requirements, requirement to manage different record types. The result from this research is the evaluation of implementation an system requirements. The result of this research shows that the development automated records management system wasn’t yet optimal in accordance with existing standards."

"ABSTRAKMasalah utama yang diungkap dalam penelitian ini adalah penyediaan finding aids yang efektif oleh lembaga kearsipan di Indonesia dalam rangka pelayanan informasi arsip-statis. Dengan adanya prinsip provenance dan original order serta pertimbangan nilai guna informasinya, maka kajian penyediaan finding aids dilakukan melalui identifkasi finding aids dan kebijakan penyediaannya.Secara rinci, masalah yang akan diungkap dalam penelitian ini : (1) jenis finding aids, (2) bentuk dan model penyajian finding aids, (3) tingkat deskripsi, (4) elemen deskripsi, (5) kebutuhan finding aids bagi pengguna, (6) pedoman deskripsi, (7) fungsi finding aids, (8) manfaat finding aids dan (9) kebijakan berkaitan dengan kondisi khasanah arsip-statis.Penelitian ini bertujuan untuk ; (1) identifikasi finding aids yang diperlukan lembaga kearsipan, (2) identifikasi finding aids yang telah disediakan oleh lembaga kearsipan di Indonesia, (3) identifikasi kebutuhan finding aids bagi pengguna, (4) identifikasi kebijakan lembaga kearsipan dalam penyediaannya, (5) merumuskan konsep bentuk dan model finding aids yang sesuai untuk pelayanan informasi cepat arsip-statis di lembaga kearsipan Indonesia.Penelitian ini merupakan studi awal dengan metode survey deskripstif, yaitu mendeskripsi sejumlah variabel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti, membandingkan persamaan dan perbedaan gejala yang ditemukan, menilai dan menentukan hubungan diantaranya. Penelitian dilakukan melalui observasi, dokumen, wawaneara dan literatur.Hasil penelitian menyimpulkan : (1) finding aids lembaga kearsipan di Indonesia belum dapat membantu pengguna dalam menelusur informasi yang diperlukan maupun membantu arsiparis dalam melakukan pengawasan khasanah arsipnya, (2) bila dikaitkan dengan fungsi dan kemanfaatannya, finding aids lembaga kearsipan di Indonesia kurang berfungsi dan belum banyak manfaatnya, (3) pelaksanaan kegiatan di lapangan kurang sesuai dengan kebijakan yang ditemukan, (4) kendala yang dialami di lapangan secara umum adalah tidak adanya sistem penyimpanan pada lembaga pencipta, penyerahan khasanah arsip dalam jumlah yang banyak dan kacau, tidak adanya standar deskripsi dan peristilahan, terbatasnya tenaga yang mampu, alokasi dana dan kegiatan.Hasil akhir penelitian ini dikemukakan konsep finding aids jenis katalog sebagai finding aids prioritas kedua untuk pelayanan informasi cepat, disamping finding aids yang diutamakan bagi lembaga kearsipan seperti Inventaris, Register dan Bridging aids.

---

ABSTRACTProviding Retrieval Finding Aids of Archival Information: Case Study in Indonesian Archival InstitutionsThe main issue that will be exposed in this study is the providing effective finding aids by the Indonesian archival institutions in relations to the archival information services. According to the provenance and original order principle and because of its value, the study is done by identifying the finding aids, activity and its managerial judgment.The detail issues will he discussed (1) categories of finding aids, (2) format and type of description, (3) level of description, (4) elements of description, (5) manual of description, (6) function of Finding aids, (7) use of finding aids, and (8) managerial judgment according to the nature of archival material.The purposes of this study are (1) to identify finding aids needed by the archival institution, (2) to identify finding aids provided by the Indonesian archival institutions, (3) to identify the finding aids needed by the users, (4) to identify the archival institution managerial judgment in providing the finding aids, and (5) to analyze and to formulate the format and the type of finding aids description used in archival information services.This descriptive study is the preliminary survey by describing all of variables related with the issues to be studied, comparing the similarities and or the differences issues found in the study, pointing out the relations between. The study is done by observating documents, literatures and interviewing.The results of this study are: (1) Finding aids that provided by the Indonesian Archival Institution did riot maximal lead the users to information they are seeking either the archivist to control their archives (2) according to its functions and uses, finding aids in Indonesia are not in a good use, (3) the works of finding aids providing don't allow the Institution judgment, (4) the general problems are the missing system in the creators, transferring the archives in the large-scale., the missing of manual description and the standard of idiom, the professionalism of the archivist, budget and activities allocation.The final result of this study is providing the catalogue as a concept of format and type of secondary finding aids description needed by archival institution in Indonesia according to quick archival information services.

---

"

"Skripsi ini membahas penerapan standar internasional dalam fitur registrasi aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), standar internasional yang digunakan adalah konsep Jay Kennedy dan Functional Requirement yang dikeluarkan oleh International Council of Archieves (ICA). Penelitian ini menggunakan penelitian kualitatif dengan metode studi kasus dan disajikan secara deskriptif. Hasil penelitian menyimpulkan bahwa fitur registrasi yang terdapat di SIKD sebagian besar sudah mengacu kepada modul ICA dan konsep Jay Kennedy. Namun masih ada beberapa hal yang tidak ada didalam SIKD seperti, SIKD tidak dapat secara otomatis berhubungan dengan suatu aplikasi bisnis dan pengguna tidak dapat menambahkan metadata yang bersifat opsional.

---

This thesis discusses comply of international standards in the application registration feature “Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)”. an international standard that is used is the concept of Jay Kennedy and Functional Requirements issued by the International Council of Archives (ICA). This research using qualitative methods and case studies presented by descriptive.

The research concludes that the features contained in the registration SIKD largely been referring to the ICA and the concept of modules Jay Kennedy. But there are still some things that are not in SIKD like, SIKD can not be automatically associated with a business application and the user can not add the optional metadata."

"Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi implementasi persyaratan fungsional integritas dan pemeliharaan arsip pada SIKD PPATK berdasarkan ISO 16175-1:2020 sehingga dapat diketahui gap atau risiko pada SIKD yang dapat menjadi bahan masukan dan perbaikan. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Data hasil wawancara, observasi lapangan dan studi dokumen diolah melalui tiga tahap, yaitu kondensasi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa SIKD telah memenuhi 9 dari 11 persyaratan fungsional yang ditetapkan ISO 16175-1:2020 pada area integritas dan pemeliharaan arsip. Terdapat 2 persyaratan fungsional yang belum terpenuhi oleh SIKD, yaitu tidak terdapat enkripsi arsip saat transmisi dan belum terdapat pengambilan otomatis dan pemeliharaan nilai metadata yang divalidasi untuk arsip. Kondisi ini dapat memberikan dampak bagi SIKD seperti meningkatnya risiko kebocoran informasi/data yang pada akhirnya akan berpengaruh terhadap reputasi PPATK serta memperlambat pengelolaan arsip dan menurunnya interoperabilitas saat melakukan migrasi data atau integrasi dengan sistem lain. Ditemukan pula bahwa SIKD PPATK menerapkan mekanisme RBAC dalam pengaturan akses terhadap arsip, belum tersedianya fitur penyusutan arsip dan terdapat naskah dinas dengan tanggal penciptaan yang tidak sesuai dengan metadata tanggal pada tanda tangan elektronik yang dapat mempengaruhi integritas arsip.

---

This study aims to identify the implementation of functional requirements for integrity and archive maintenance in the PPATK SIKD based on ISO 16175-1:2020 so that the gap or risk in the SIKD can be identified which can be used as input and improvement. This study is a qualitative study with a case study method. Data from interviews, field observations, and document studies were processed through three stages, namely data condensation, data presentation, and concluding. The study results show that the SIKD has met 9 of the 11 functional requirements set by ISO 16175-1:2020 in the area of ​​integrity and archive maintenance. There are 2 functional requirements that have not been met by the SIKD, namely there is no archive encryption during transmission and there is no automatic retrieval and maintenance of validated metadata values ​​for archives. This condition can have an impact on the SIKD such as increasing the risk of information/data leakage which will ultimately affect the reputation of the PPATK and slow down archive management and decrease interoperability when migrating data or integrating with other systems. It was also found that SIKD PPATK implemented the RBAC mechanism in regulating access to archives, the archive reduction feature was not yet available and there were official documents with creation dates that did not match the date metadata on the electronic signature which could affect the integrity of the archives."